Igangværende arbejder og indtægtsføring: Din guide til avanceret projektregnskab

Vores modenhedsmodel for processer og KPIer inden for projektøkonomi og projektstyring hjælper dig med effektivt at lede dine projekter og forbedre din økonomistyring.

Modellen er baseret på mere end to årtier inden for rådgiver- og konsulentbranchen og med udvikling af et af Nordens førende projekt- og tidsregistreringssystemer. 

I dag zoomer vi ind guardian niveauet af vores model for økonomisk projektstyring:

Guardian niveauet: Minimér risici

Målet for Guardian niveauet: Hav kontrol over projektets lønsomhed

Du kan nøjagtigt monitorere indtægter, omkostninger og lønsomhed ved at implementere processer for indtægtsføring og igangværende arbejder. 

Lad os springe ud i det!

1. Indtægtsføring

Indtægtsføring er afgørende for at estimere dine projekters økonomiske resultater korrekt.

Målet er at registrere jeres indtægter, når de rent faktisk er tjent, hvilket sikrer, at økonomiske rapporter nøjagtigt afspejler virksomhedens reelle præstation. Det hjælper med at give interessenter et klart og pålideligt billede af virksomhedens økonomiske sundhedstilstand.

Hvad er indtægtsføring?

Processen for indtægtsføring

Indtægtsføringsprocessen spiller en afgørende rolle, når I skal vide præcist, hvordan et projekt præsterer økonomisk. Den kan være udfordrende i brancher som konsulent, rådgivning og byggebranchen, hvor projekter kan være komplekse og langvarige. 

Kernen i indtægtsføring er at nøjagtigt registrere indtægterne i virksomhedens regnskaber, når virksomheden opfylder sine kontraktlige forpligtelser ved at levere varer eller tjenester til sine kunder.

Du skal have indblik i kontrakten, kende leverancer og aftalte priser. Derudover skal du kunne fordele indtægterne korrekt baseret på hvad I har aftalt i kontrakten.

Det er en kompleks proces at fordele transaktionsprisen mellem forskellige forpligtelser og vide, hvornår du kan indtægtsføre i løbet af regnskabsperioden.

Men en solid indtægtsføringsproces giver dig mere præcision i den økonomiske rapportering og giver værdifuldt indblik i den reelle værdi af det arbjde, I udfører og har udført.

Klik for at se principper for indtægtsføring

Principper for indtægtsføring:

Periodiseringsprincippet: Indtægter indregnes, når de er optjent, ikke nødvendigvis, når pengene modtages.

Metoder:

• Budget færdiggørelsesprocent: Omsætningen indregnes på baggrund af projektets fremdrift.
• Færdiggjort kontrakt: Omsætningen indregnes først, når projektet er helt færdigt.

Resultatforpligtelser: Omsætningen indregnes, når specifikke projektleverancer eller milepæle er opnået.

Kontraktbetingelser: Forståelse af projektets kontrakt for at bestemme indregning af indtægter, herunder betalingsplaner og milepæle.

Omkostningsstyring: Nøjagtig registrering af projektomkostninger for at bestemme indregning af indtægter.

Regnskabsstandarder: Overholdelse af standarder som IFRS 15 eller ASC 606.

2. Igangværende arbejder

Når du har etableret dit fundamentet af kvalitetsdata i realtid, hvilket du gør på sidekick niveau, samt har fod på budgetterne, som du får på hero-niveau, kan du begynde at optimere igangværende arbejder (også kaldet work-in-progress, WIP).

Dette betyder, at du registrerer og har kontrol med de opgaver der er i gang, men endnu ikke afsluttet (aka igangværende).

Processen for igangværende arbejder indebærer, at du kender på status for opgaverne, kan vurdere deres færdiggørelsesprocent, eller færdiggørelsesgrad, og har styr på (og dokumentation for) de tilknyttede omkostninger og indtægter. Reelt kan dét arbejde være relativt omfattende.

Håndtering af igangværende arbejder har som mål at værdisætte og rapportere på omkostninger og fremskridt i igangværende projekter.

Det skal sikre, at jeres regnskaber afspejler den aktuelle status for projekterne, og giver et klart og pålideligt billede af virksomhedens økonomiske stilling og projekters performance.

Klik for at se, hvordan du håndterer igangværende arbejder i TimeLog PSA

Sådan håndterer du igangværende arbejder i TimeLog PSA

Opret projekter og opgaver

• Oprette et nyt projekt
• Definér opgaver
• Opret opgaver og milepæle
• Opsæt budgetter og mål for opgaver, hvis relevant
• Tilføj projektmedlemmer
• Tildel opgaver, hvis relevant

Registrér tid på opgaverne 

• Registrér tid på hver opgave
• Husk kommentarer, vælg om en opgave er fakturérbar eller ej

Gennemgå og godkend tidsregistreringer

• Gennemgå opgaver og arbejdstid: Etabler en proces med regelmæssig gennemgang og godkendelse af tidsregistreringer.

Monitorér igangværende arbejder

• WIP-rapporter: Opret WIP-rapporter for at holde styr på de loggede timer, færdiggørelsesprocent og afholdte omkostninger.

Analyse og rapportering

• Brug rapporterne i TimeLog PSA til at analysere data og sammenligne de faktiske arbejdstimer med de estimerede timer.

Faktureringsproces

• Fakturakladder: Opret udkast til fakturaer baseret på de godkendte tidsregistreringer og WIP-rapporter
• I TimeLog PSA kan du gøre det med få klik med vores One Click Invoicing (OCI)-proces.

Justeringer

• Foretag de nødvendige justeringer, før fakturaerne færdiggøres, så de afspejler det udførte arbejde korrekt
• Projektlederen kan oprette og lave udkast til fakturaer, og bogholderen kan sende og færdiggøre dem

Kommunikation med interessenter

• Regelmæssige opdateringer: Del statusopdateringer og WIP-rapporter med interessenter for at informere dem om projektets status
• Feedback-loop: Implementer et feedback-loop for at imødekomme eventuelle bekymringer eller behov for justeringer baseret på de rapporterede fremskridt.

Læs også: Guide til interessentanalyse for projektledere

Projektregnskabs-KPI'er til monitorering af indtægter og projektets lønsomhed

• Earned value (EV) 
• Tidlige nedskrivninger (early write-downs)
• Aktuel timepris

Earned value (EV)

Nu hvor du har præcis indtægtsføring, bliver det nemmere at rapportere på, hvor meget indtægt I har i realtid. En af de KPI'er, der bruges til det inden for projektstyring, er earned value (EV). 

Denne KPI giver dig mulighed for at kvantificere den reelle økonomiske værdi, der er brugt til at fuldføre opgaven i forhold til det oprindelige budget.

Den hjælper dig dermed med at vurdere, om projektet er på rette spor økonomisk og budgetmæssigt.

KPI'en, der også er kendt som 'Budgeted cost of work performed (BCWP)', kan også bruges til at forecaste projektresultaterne.

Færdiggørelsesgrad (både i timer og projektvaluta) udregnes automatisk i TimeLog PSA, og kan ses bl.a. i rapporten 'Fuld projektrapport'.

Læs også: Projektstyring i Excel - fordele og ulemper

Tidlige nedskrivninger (early write-downs)

Baseret på din etablerede proces for indtægtsføring, kan du nu proaktivt identificere, håndtere og mindske negative konsekvenser for projektets resultat.

Og det er præcis, hvad KPI'en 'tidlige nedskrivninger' handler om.

Der er ikke en specifik formel for tidlige nedskrivninger, men KPI'en inkluderer disse komponenter:

• Nedskrivningsbeløb: Den økonomiske værdi af nedskrivningen
• Original værdi: Den oprindelige værdi af aktiviteten/investeringen før nedskrivningen
• Tid: Perioden hvor nedskrivningen sker

På grundlag af dette kan du fx vælge at registrere mindre indtægter end oprindeligt forventet. Selvom det kan være risikabelt for projektets økonomiske resultat og overskud, kan tidlige nedskrivninger hjælpe dig med at undgå overraskelser og undgå store nedskrivninger ved projektets afslutning på grund af unøjagtige budgetter og manglende regelmæssig opfølgning på tallene.

Bemærk: Det er best practise at holde dine bogføringer så sande som muligt. I stedet for at ændre din kontrakt eller timepris, så acceptér nedskrivningen i stedet. På den måde har du dokumentation og du kan lære af projektets udvikling, når du laver tilbud i fremtiden.

Du kan se, hvad der i projektet er estimeret, indtægtsført og nedskrevet i rapporterne i TimeLog PSA. 

Læs også: Bliv 100-meter mester i projektøkonomi (engelsk).

Aktuel timepris

Den aktuelle timepris viser, dine timelønsudgifter i realtid og hjælper dig med effektivt at styre og reducere projektomkostninger.

Denne KPI adskiller sig fra den gennemsnitlige timepris ved at fokusere på øjeblikket og den er specifik for en bestemt periode. I modsætning hertil giver den gennemsnitlige timepris et overordnet perspektiv over en længere periode.

Læs også: Projekttrekanten: Sådan balancerer du tid, scope og budget

Alle vores tilbud er baseret på pålidelige tidsestimater, og vi forbedrer hele tiden vores evner til at estimere på baggrund af vores erfaringer med TimeLog. Projektfaktoren er vores ledestjerne, og vi er hele tiden opmærksomme på ikke at 'blive for røde'.«

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Få en bedre projekt-bundlinje og nye tools at arbejde med jeres projektregnskab

Indfri dine projekters potentiale med TimeLog PSA, der giver dig nye redskaber til at arbejde med projektregnslabet og projektledelse. Få indsigt i hvordan medarbejdere. projekter og kunder performer på en let og effektiv måde.

Vi viser dig gerne rundt i TimeLog! Book en online 20-minutters konsultation med os i dag.