Avancerad projektredovisning: Intäktsredovisning och pågående arbeten

Vår mognadsmodell för processer och KPI:er inom projektets ekonomi och styrning är en ovärderlig resurs för effektiv projektledning och förbättring av ekonomistyrningen.

Grundad på över två årtionden inom rådgivnings- och konsultbranschen samt utvecklingen av en av Nordens ledande system för projekt- och tidsregistrering, är modellen en kraftfull verktygslåda för projektledare.

Idag fokuserar vi på Guardian-nivån i vår modell för ekonomisk projektstyrning: Minimera risker och maximera framgång.

Målet med Guardian-nivån: Ta kontroll över projektets lönsamhet

Genom att implementera processer för intäktsredovisning och pågående arbete kan du noggrant övervaka intäkter, kostnader och lönsamhet.

Nu kastar vi oss in i det!

1. Intäktsredovisning

Intäktsredovisning är avgörande för att korrekt uppskatta dina projekts ekonomiska resultat.

Målet är att registrera era intäkter när de faktiskt tjänas, vilket säkerställer att ekonomiska rapporter exakt återspeglar företagets verkliga prestation. Det hjälper till att ge intressenter en klar och pålitlig bild av företagets ekonomiska hälsa.

Vad är intäktsredovisning?

Processen för intäktsredovisning

Intäktsredovisningsprocessen är avgörande för att förstå hur ett projekt presterar ekonomiskt. Den kan vara utmanande inom branscher som konsultation, rådgivning och byggsektorn, där projekt kan vara komplexa och långvariga.

Kärnan i intäktsredovisning är att exakt registrera intäkterna i företagets redovisning när företaget uppfyller sina kontraktsenliga åtaganden genom att leverera varor eller tjänster till sina kunder.

Du måste ha insyn i kontraktet, känna till leveranser och avtalade priser. Dessutom måste du kunna fördela intäkterna korrekt baserat på vad som har avtalats i kontraktet.

Att fördela transaktionspriset mellan olika åtaganden och veta när du kan redovisa intäkter under redovisningsperioden är en komplex process.

Men en solid process för intäktsredovisning ger dig större precision i den ekonomiska rapporteringen och ger värdefull insikt i det verkliga värdet av det arbete ni utför och har utfört.

Klicka för att se principer för intäktsredovisning

Principer för intäktsredovisning:

Periodiseringsprincipen: Intäkter redovisas när de intjänas, inte nödvändigtvis när pengarna erhålls.

Metoder:
Budgeterad successiv vinstavräkning: Intäkterna redovisas baserat på hur långt projektet har kommit.

Färdigställt kontrakt: Intäktsredovisning sker först när projektet är helt färdigställt.

Prestationsåtaganden: Intäkter redovisas när specifika projektleveranser eller milstolpar har uppnåtts.

Avtalsvillkor: Förståelse av projektets avtal för att fastställa intäktsredovisning, inklusive betalningsplaner och milstolpar.

Kostnadshantering: Korrekt registrering av projektkostnader för att fastställa intäktsredovisning.

Redovisningsstandarder: Efterlevnad av standarder som IFRS 15 eller ASC 606.

2. Pågående arbeten

När du har etablerat en grund av kvalitetsdata i realtid, vilket du uppnår på sidekick-nivå, och har kontroll över budgeterna, som du får på hero-nivå, kan du börja optimera pågående arbeten (också kallat work-in-progress, WIP).

Detta innebär att du registrerar och har kontroll över de uppgifter som pågår men ännu inte är avslutade (också kallat pågående).

Processen för pågående arbeten innebär att du känner till statusen för uppgifterna, kan bedöma deras stulförandegrad, eller slutförande, och har koll på (och dokumentation för) de tillhörande kostnaderna och intäkterna. I verkligheten kan detta arbete vara ganska omfattande.

Hanteringen av pågående arbeten syftar till att värdera och rapportera om kostnader och framsteg i pågående projekt.

Det ska säkerställa att era redovisningar återspeglar den aktuella statusen för projekten och ger en klar och pålitlig bild av företagets ekonomiska ställning och projektets prestation.

Klicka här för att se hur du hanterar pågående arbeten i TimeLog PSA

Så här hanterar du pågående arbeten i TimeLog PSA

Skapa projekt och uppgifter

• Skapa ett nytt projekt
• Definiera uppgifter
• Skapa uppgifter och milstolpar
• Lägga upp budget och mål för uppgifter, om tillämpligt
• Lägg till projektmedlemmar
• Tilldela uppgifter om tillämpligt

Registrera tid för uppgifter

• Registrera tid för varje uppgift
• Kom ihåg kommentarer, välj om en uppgift är fakturerbar eller inte

Granska och godkänna tidsregistreringar

Granska uppgifter och arbetstid: Upprätta en process för regelbunden granskning och godkännande av tidsregistreringar.

Övervaka pågående arbete

WIP-rapporter: Skapa WIP-rapporter för att hålla reda på loggade timmar, färdigställandegrad och kostnader som uppstått.

Analys och rapportering

Använd rapporterna i TimeLog PSA för att analysera data och jämföra faktiska arbetstimmar med beräknade timmar.

Faktureringsprocessen

Fakturautkast: Skapa utkast till fakturor baserat på godkända tidsregistreringar och WIP-rapporter. I TimeLog PSA kan du göra det med bara några klick med vår process One Click Invoicing (OCI).

Justeringar

• Gör nödvändiga justeringar innan fakturorna är klara för att korrekt återspegla det utförda arbetet
• Projektledaren kan skapa och skriva utkast till fakturor och bokföraren kan skicka och slutbehandla dem

Kommunikation med intressenter

• Regelbundna uppdateringar: Dela statusuppdateringar och WIP-rapporter med intressenterna för att informera dem om projektets status
• Feedback-loop: Implementera en feedback-loop för att ta itu med eventuella problem eller behov av justeringar baserat på de rapporterade framstegen.

Upptäck även: Projektledares guide till intressentanalys

Nyckeltal för projektredovisning för övervakning av intäkter och projektets lönsamhet

• Intjänat värde (Earned value, EV) 
• Tidiga nedskrivningar (early write-downs)
• Aktuellt timpris

Intjänat värde, (Earned value, EV)

Eftersom du nu har exakt intäktsredovisning, blir det enklare att rapportera om hur mycket intäkter ni har i realtid. En viktig KPI inom projektstyrning är intjänat värde (EV), som kan hjälpa dig att följa projektets ekonomiska prestationer noggrant.

Om slutförandegraden är 25% och projektbudgeten är 10 000 SEK, blir Intjänat värde (EV) = 10.000 x 25% / 100 = 10.000 x 0,25 = 2500 SEK

Denna KPI ger dig möjlighet att kvantifiera den faktiska ekonomiska värdet som har använts för att slutföra uppgiften i förhållande till den ursprungliga budgeten.

Det hjälper dig att bedöma om projektet är på rätt ekonomisk och budgetmässig väg.

KPI: en, också känd som 'Budgeted cost of work performed (BCWP)', kan också användas för att prognostisera projektresultaten.

Färdiggörelsegraden (både i timmar och projektvaluta) beräknas automatiskt i TimeLog PSA och kan ses bland annat i rapporten 'Fullständig projektöversikt'.

Läs också: Projektstyrning i Excel - fördelar och nackdelar

Tidiga nedskrivningar (early write-downs)

Genom att följa er etablerade process för intäktsredovisning kan ni nu proaktivt identifiera, hantera och minimera negativa konsekvenser för projektets resultat.

Det är precis detta som KPI:n 'tidiga nedskrivningar' handlar om.

Det finns ingen specifik formel för tidiga nedskrivningar, men KPI:n inkluderar följande komponenter:

• Belopp för nedskrivning: Den ekonomiska värdet av nedskrivningen
• Ursprungligt värde: Det initiala värdet av aktiviteten/investeringen före nedskrivningen
• Tid: Perioden då nedskrivningen inträffar

Baserat på detta kan ni exempelvis välja att registrera lägre intäkter än ursprungligen förväntat. Även om detta kan vara riskabelt för projektets ekonomiska resultat och vinst, kan tidiga nedskrivningar hjälpa er att undvika överraskningar och minska stora nedskrivningar vid projektets avslut på grund av osäkra budgetar och bristande regelbunden uppföljning av siffrorna.

Observera: Det är bästa praxis att hålla era bokföringar så korrekta som möjligt. Istället för att ändra ert kontrakt eller timpris, acceptera nedskrivningen istället. På så sätt har ni dokumentation och kan lära er av projektets utveckling när ni skapar erbjudanden i framtiden.

Ni kan se uppskattade, intäktsförda och nedskrivna belopp i projektrapporterna i TimeLog PSA.

Aktuellt timepris

Den nuvarande timprisen visar dina lönekostnader i realtid och hjälper dig effektivt att styra och minska projektets kostnader.

Denna KPI skiljer sig från genomsnittstimpriset genom att fokusera på ögonblicket och är specifik för en viss period. Medan genomsnittstimpriset ger en övergripande syn över en längre tidsperiod.

Läs även: Balansera tid, omfattning och budget - konsten att hantera projekttrekanten

Alla våra offerter baseras på tillförlitliga tidsuppskattningar, och vi förbättrar ständigt vår uppskattningsförmåga utifrån våra erfarenheter av TimeLog. Projektfaktorn är vår ledstjärna, och vi är ständigt medvetna om att inte "bli för röda.""

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Förbättra din projektekonomi och få tillgång till nya verktyg för att hantera ert projektredovisning

Maximera era projektresultat med TimeLog PSA, som ger er nya verktyg för att hantera projektredovisningen och projektledningen. Få insikt i hur medarbetare, projekt och kunder presterar på ett enkelt och effektivt sätt.

Vi är mer än villiga att guida er genom TimeLog! Boka en 20-minuters onlinekonsultation med oss idag.