Projekttrekanten: Sådan balancerer du tid, penge og omfang

Lyt til artiklen:

Er du projektleder med bare et par projekter under bæltet, har du med garant oplevet, at projekter møder udfordringer undervejs.

Dit projektteam kan blive forsinket, I kan være nødt til at levere mere end hvad der oprindeligt var med i din projektplan, eller det viser sig måske at være dyrere at udvikle elementer til den endelige levering end antaget.

Uanset hvad der er årsagen til ændringerne, skal du altid balancere de tre afgørende variabler; tid, budget og scope, hvis du vil nå godt i mål med dit projekt. For du kan ikke ændre på én af variablerne, uden det også påvirker de to andre.

Til at holde balancen kan du bruge projekttrekanten.

I artiklen her kan du lære alt om projekttrekanten, og hvordan du balancerer de tre variabler som projektleder.

Hvad er projekttrekanten?

Projekttrekanten er et visualiseringsværktøj, du kan bruge til at synliggøre projektets balance mellem tid, budget og omfang.

Mere end et decideret værktøj, er det en visualiseringen af projekters uafvendelige sandhed: 

Og du kan ikke bruge mere tid, uden samtidig at gøre det dyrere.

Når du i projektets opstartsfase bygger din projektplan, og sætter rammerne for projektet med styregruppen og projektets sponsor, kan du indsætte variablerne; tid, budget og omfang i projekttrekanten.

Hvis du har gjort dit forberedende arbejde godt, og sørget for, at der er tid og budget nok til at nå omfanget (i den rigtige kvalitet), kan du sige, at projektet er i balance.

Det er oftest i starten af projektet, at projekttrekanten er mest i balance.

I projekttrekanten betyder det, at alle siderne i trekanten er lige lange. Trekanten er i balance.

Læs også: Hvad er milepæle i projekter? Komplet guide, eksempler & skabeloner

Men rykker du ved én af variablerne, bliver det hurtigt tydeligt, at projektet ikke længere er i balance. Og så bliver du nødt til at reagere som projektleder, hvis du vil have projektet i mål.

Særligt hvis du skal lykkedes med den fjerde variabel – kvalitet – som faktisk også sniger sig ind i projekttrekanten.

Det vender vi tilbage til. Men lad os først få de fire variabler på plads.

Hvad er projekttrekantens 4 variabler?

For at du kan forstå, hvordan projekttrekanten virker i praksis, skal du først have styr på, hvad vi mener, når vi siger scope, tid, budget og kvalitet.

Omfang

Projektets omfang danner rammerne for hvad der skal leveres, og hvad der ikke skal leveres. Du kan kalde det projektets scope.

Hvis omfanget udvides, skal projektets tidsramme eller budget forøges, hvis balancen skal opretholdes.

Alternativt kan du blive tvunget til at gå på kompromis med kvaliteten, hvis du ikke kan få mere tid eller flere resourcer.

Hvor lang tid har dit projektteam til at levere? Når du tænker tid og tidslinje, er det en god idé at bryde elementerne fra leveringerne ned i timeestimater for, hvor lang tid de enkelte delleveringer tager at eksekvere.

Det hjælper dig også til at lægge en realistisk tidslinje og deadline.

Hvis du bliver nødt til at udvide deadline eller antal timer, dit team skal bruge på leverancerne, bliver du også nødt til at skaffe flere penge.

Eller reducere omfanget eller kvaliteten på leveringen.

Budget

Hvor mange ressourcer har du til rådighed til at levere?

Ressourcer betyder oftest timer eller penge i konsulentbranchen (og hænger derfor tæt sammen med projektets tidsfaktor).

Men budgettet inkluderer også fx udstyr, materialer, værktøjer eller leje af faciliteter.

Hvis din sponsor eller kunde undervejs indskrænker budgettet, kan du blive nødt til at begrænse tidsforbruget - og dermed også omfanget - for at nå i mål med leveringen.

Kvalitet

Den fjerde variabel, der direkte påvirkes af de tre andre er kvalitet.

Man kan sige, at hvis projektets balance ikke opretholdes undervejs, går det næsten uværgerligt ud over kvaliteten af leveringen.

Hvordan du definerer kvalitet afhænger af den specifikke leverance.

Men du kan ikke bruge mindre tid, mindre budget og øge scopet, uden det går ud over kvaliteten af leverancerne.

Brug kvaliteten til at skaffe dig tid og budget for at nå scopet

Når du forhandler med kunder, der presser meget på pris, deadline eller vil have urealistisk meget for pengene, kan det være en fordel, at du meget specifikt dokumenterer dine forventninger til kvaliteten ud fra de rammer, din kunde udstikker.

Alt for ofte undlader projektledere at gå ind i diskussionen om kvalitet indenfor rammerne af tid, budget og projekt omfang.

Læs også: De 5 værste fejl en projektleder kan gøre

Men i sidste ende vil de færreste gå alt for meget på kompromis med kvaliteten. Og de vil have et øget encitament til at gå med på et øget budget, deadline eller en mindre projektlevering, hvis kvaliteten er i orden.

Et tænkt eksempel på et projekt, hvor projekttrekanten bliver brugt Et eksempel på projekttrekanten i brug

Din virksomhed har solgt et IT-udviklingsprojekt til en kunde.

Fra starten bliver du, styregruppen og kunden enige om, at I skal levere et system, som kan håndtere kundens interne kommunikation blandt medarbejderne. I bliver enige om en pris, og at det skal leveres indenfor 12 måneder.

Undervejs snakker kundens repræsentant med medarbejderne, og finder ud af, at det vil være virkeligt smart at koble den eksisterende opgavestyring på den løsning, I skal udvikle.

Kunden udvider med andre ord omfanget af projektet, men giver ikke rum til, at tidsfristen kan forlænges, da virksomheden skal slås sammen med et datterselskab ved deadline, og systemet skal være oppe at køre inden.

Eftersom scope og tidsramme er fastsat, er din eneste mulighed at inddrage flere udviklere på dit projektteam – og dermed øge projektets budget.

Alternativt kan du opretholde projekttrekanten uden at øge budgettet ved at skære i kodens kvalitet. Men direkte adspurgt, vil kunden nok ikke acceptere en løsning, der crasher eller er fuld af fejl.

En anden måde at tænke projekttrekanten på (hvis vi kortvarigt ser bort fra kvalitet-variablen), er 2-ud-af-3-tilgangen.

Den er anvendelig i forhandling, hvor du har brug for at trække linjerne tydeligt op for at få truffet et valg.

2-ud-af-3-tilgangen siger, at du godt kan presse to ud af tre kvalitative variabler – men ikke alle tre på én gang.

Med de tre kvalitative variabler forstår vi, at alle kunder ønsker at få eksekveret deres projekter hurtigst muligt, billigst muligt og så godt som muligt (godt skal du her forstå som en sammensmeltning af omfang og kvalitet).

• Du kan godt få et stort scope i høj kvalitet leveret hurtigt – men så får du det ikke billigt
• Du kan godt få et stort scope i høj kvalitet leveret billigt – men så får du det ikke hurtigt*
• Du kan også godt få projektet hurtigt og billigt – men så er omfang og kvalitet begrænset

*Lige netop for brancher der primært har deres ansatte som primær udgift i projekter, hænger pris og tidsforbrug tæt sammen. Men hvis tidsrammen forlænges, kan du undgå at inddrage ekstraordinære resourcer, såsom eksterne underleverandører eller ressourcer fra andre projekter. Indrages disse stiger omkostningerne for den tid, der arbejdes på projektet.

Læs også: Guide til ressourcestyring. 4 ting du skal have på plads først

Projekttrekanten er kun en model, du kan bruge til at forstå og visualisere det indbyrdes forhold. Noget helt andet er at lede projekter i praksis, hvor beslutninger sjældent har rod i faste modeller.

Der er dog et par strategier, du kan bruge, så projekttrekanten er aktuel gennem projektet.

Vælg hvor du kan være fleksibel

Det er godt at vide, hvor du, i løbet af projektet, er klar til at gå på kompromis, og hvor der ikke er plads til fleksibilitet.

Det kan du med fordel afklare med projektets interessenter tidligt i processen.

Måske er tidsrammen ikke vigtigste prioritet, men kan udvides, hvis det betyder, at budgettet ikke stiger, og I kan levere det aftalte.

Måske er der nogle nice-to-have leverancer, som kan skæres væk, hvis I undervejs ser, at tidsrammen eller budgettet stiger mere end acceptabelt.

Vær på forkant og planlæg efter risici

Hvis du i din risikoanalyse tidligt kan se, at nogle af projektets faser eller leverancer risikerer at bryde rammerne, er det en god idé at planlægge, hvordan I vil håndtere disse risici. Hvis tiden skrider på en fase, er det så en mulighed at tilføre ressourcer?

Hvis du på forhånd kan lave nogle aftaler, der giver mulighed for at opretholde balancen i projekttrekanten, er du langt bedre stillet, end hvis du skal gendanne balancen senere i projektet.

Kommunikér ofte og åbent

Holder du projektets interessenter løbende opdateret med, hvordan dit projektteam klarer sig i forhold til projekttrekantens variabler, vil eventuelle justeringer også være mindre og ikke komme som en overraskelse for kunden og styregruppen.

Det bliver dermed lettere at få støtte til beslutninger om at justere rammerne, hvis der bliver behov for det.

Brug gerne projekttrekanten som et visuelt virkemiddel til løbende at vise, hvis projektet skrider eller omfanget begynder at udvide sig.

Den giver nemlig en god fornemmelse af, hvordan hele projektet hænger sammen, og hvorfor det er nødvendigt at opretholde balancen.