Økonomistyring for projektledere: Vores mest effektive strategier

Følgende model for projektøkonomi og økonomistyring for projektledere, er baseret på mere end tyve års samarbejde med rådgiver- og konsulentvirksomheder. Den består af fire niveauer, dedikeret til at forbedre din projektøkonomi gennem målrettede processer og key performance indikatorer (KPI'er).

I denne blog fokuserer vi på: 

Legend niveauet: Power-planlægning 

Målet for legend niveau: Konstant optimering

På legend niveau er der forkus på økonomistyring gennem effektiv og agil ressourceallokering, der mindsker jeres leveringsrisiko. 

På dette niveau har du hele tiden at have styr på forløb og fremskridt i dine projekter og du er klar til at optimere og justere brugen af ressourcer.

Når du er succesfuld på dette niveau, kan du besvare spørgsmål såsom:

• Har vi de rette ressourcer til at færdiggøre projektet - eller på tværs af vores projektportefølje?
• Har vi de nødvendige kompetencer til rådighed? Skal vi have freelancere eller eksperter udefra?
• Bør vi bemande projektet anderledes for at øge overskuddet?

Og mange flere. Lad os komme i gang!

Læs også: [Sammenligning] Find det bedste projektstyringsværktøj

1. Kapacitetsplanlægning

Kapacitetsplanlægning er den første proces, du skal have på plads på legend-niveau. Kapacitetsplanlægning indebærer planlægning og analyse af projektets ressourcebehov. Herudover indebærer processen også, at du sikrer, at der er ressourcer nok til at fuldføre de planlagte projekter inden deadline. 

Opgaver inkluderer:

• Analyse af udnyttelsesrater for ressourcer (utilisation)
• Identifikation af flaskehalse og afhængigheder
• Justering af allokering af ressourcer, efter behov

Læs også: Hvad er ressourcestyring? [4 ting du skal have styr på, før du går i gang]

Du bør kigge på din kapacitetsplan regelmæssigt, gerne hver uge. Både behov og tilgængelighed kan hurtigt ændre sig, så der er løbende behov for justeringer.

Når du har en velstruktureret proces for kapacitetsplanlægning, kan du hjælpe dine kolleger med hverken at have for mange eller for få opgaver og dermed en god balance.

2. Ressourceplanlægning

Den anden proces, du skal mestre som en legende, er ressourceplanlægning. Mens kapacitetsplanlægning ser på kapaciteten og/eller ressourcerne i mere generelle termer, har du med ressourceplanlægning fokus på at planlægge og allokere ressourcer i detaljer.

Kapacitetsplanlægning har et tidsmæssigt perspektiv på 3-6 måneder, mens ressourceplanlægning opererer med en kortere tidsramme. Begge processer involverer tildeling og omfordeling af ressourcer til specifikke projekter og opgaver.

Processen for ressourceplanlægning kræver, at du:

• Definerer dit ressourcebehov (kompetencer, medarbejdere etc.) per projekt og/eller opgave
• Undersøger hvilke ressourcer, der er til rådighed; herunder i hvilket omfang og hvor længe 
• Koordinerer hvilke ressourcer du kan bruge og på hvilke tidspunkter
• Tildeler, og eventuelt omfordeler, ressourcer. Indbefatter også analyse af afhængigheder til andre opgaver, projekter og teams.

For os er ressourceplanlæggeren et kig ind i fremtiden. Hvem er tilgængelig? Hvornår er de tilgængelige? Gør vi de rigtige ting? Som leder kan man også se, om nogen har for meget eller for lidt.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Læs også: 5 KPI'er, du forbedrer med effektiv ressourcestyring

3. Optimering af arbejdsomkostninger

Den tredje proces er optimering af omkostninger ved det udførte arbejde.

Det spørgsmål, du vil have svar på, er: 'Er vedkommende, der udfører denne specifikke opgave på dette specifikke tidspunkt, det optimale valg, når vi inkluderer omkostninger (fx løn), effektivitet og arbejdshastighed?'

Nogle gange kan du redde et overskud hjem ved at erstatte en erfaren (og løntung) konsulent med fx en nyudannet på det rigtige tidspunkt. Andre gange er der brug for hurtigere at komme i mål og så kan det modsatte skifte være det rigtige.

Uanset om der brug for at justere på budget og omkostninger eller at tilføre hastighed, kræver det, at du har implementeret en struktureret proces for at monitorere arbejdet og de forbundne omkostninger, så du kan gribe ind på det rette tidspunkt.

Download e-bogen: Bliv en 100-meter mester i projektøkonomi (på engelsk).

Og med det er vi klar til... 

KPI'er til økonomistyring for projektledere

• Medarbjeder arbejdsbelastning
• Optimering af ikke-planlagt arbejde
• Månedlig forecast af indtægter

Medarbejder arbejdsbelastning

Denne KPI fokuserer på de opgaver - der er tildelt og udføres af - projektetteamet inden for en given tidsramme.

Den omfatter fx viden om medarbejdernes ansvar, kapacitet, kompetencer og øvrige forpligtelser i deres projektroller.

Målet er, at du er på toppen af mulige uoverensstemmelser mellem de opgaver, der skal løses samt den tid, der er afsat.

Det kan fx være, at en opgave er tildelt til en medarbejder, der ikke har de nødvendige kompetencer eller at den samme medarbejder er allokeret til flere opgaver (på forskellige projekter) inden for den samme tidsramme. 

Når du har indsigt i arbejdsbelastningen per medarbejder kan du som projektleder proaktivt identificere og måske løse eventuelle uoverensstemmelser (eller konflikter), hvilket igen minimerer risici og forebygger flaskehalse.

Tre måder TimeLog PSA hjælper dig med at vurdere arbejdsbelastningen

• Du kan bruge vores ressourceallokerings- og udnyttelsesrapporter: Med TimeLog PSA har du rapporter, der tydeligt viser hver medarbejders arbejdsbyrde. Disse rapporter viser, hvem der arbejder på hvilke projekter, deres allokerede timer, og hvor meget tid de bruger (og har brugt) på opgaver. Ved at analysere disse oplysninger kan du sikre, at alles arbejdsbyrde er afbalanceret, og justere hvis nogen føler de har enten for mange eller for få opgaver.
• Brug vores ressourceplanlægger: Med vores ressourceplanlægger kan du forecaste hvilke og hvor mange ressourcer, der er tilgængelige og du kan se ledig og booket tid. Du kan oprette deadlines, opgaver og estimere tidsforbrug. Herefter kan du - via ressourceplanlæggeren - visualisere potentielle konflikter (via heatmaps) og få et godt beslutningsgrundlag for at optimere fordelingen af opgaver. Med en proaktiv tilgang har du bedre mulighed for at håndtere, hvis der er ubalancer i arbejdsbyrden - før det bliver et problem.
• Hold styr på opgaver og timer: Med de forskellige apps og systemer til tidsregistrering i TimeLog PSA, er det nemt for alle at logge arbejdstid på forskellige opgaver. Som projektleder kan kigge på alle registreringer i realtid. Dermed kan du følge fremskridt og identificere de områder, hvor der er behov for ekstra støtte. Det er med til at sikre, at alle har en fornuftig arbejdsbyrde.

Læs også: Den effektive projektplan: Projektlederens ultimative guide

Optimering af ikke-planlagt arbejde

Ved at monitorere denne KPI kan du se, hvor meget 'ikke-planlagt arbejde' (ad-hoc arbejde), du har i et projekt.

Når du bruger vores ressourceplanlægger kan du identificere, evaluere, fordele og omfordele ressourcer for at forbedre optimering og reducere ikke-planlagt arbejde.

Læs også: Planlægning og allokering af ressourcer

Hvis I har meget ikke-planlagt arbejde, kan det indikere, at du ikke har scopet og planlagt projektet tilstrækkeligt i dybden eller at der kommer mange nye opgaver til løbende. Begge dele kan falde ind under betegnelsen scope creep - altså, at projektet vokser i omfang uden, at I får betaling for de (nye) opgaver.

Med scope creep risikerer du, at projektoverskuddet skrumper, ligesom det kan betyde større forsinkelser og overskridelser af budgettet.

Læs også: Hvad er et projekt scope? Få en komplet guide nu

Månedlig forecast af indtægter

Denne KPI hjælper dig med at estimere den forventede indtægt eller omsætning, der genereres hver måned.

Du kan basere din forecast på fx

• Historiske salg
• Projektdata
• Markedstendenser
• Kundeadfærd
• Økonomiske forhold
• Kommende begivenheder eller initiativer, der kan påvirke omsætningen

Det inkluderer data- og markedsanalyse, brug af salgsprognoser, segmentering af dine kunder, tilpasning til sæsonmæssige forhold og lignende.

Når du forecaster pr. måned kan du bedre planlægge og fordele ressourcer, sætte realistiske mål og træffe informerede beslutninger for at drive vækst og overskud.

Trin-for-trin tilgang til månedlig forecasting med TimeLog PSA

Du kan ikke få automatiske forecasts fra TimeLog PSA, men der er masser af informationer, du kan hente fra systemet.

• Historiske data: Du kan indsamle indtægtsdata for de seneste måneder eller år. Dette bør inkludere projektindtægter, fakturerbare timer og kundefakturaer.

  Gennemgå projekt-pipelines: Du kan bruge dine projektplaner, ressourceplaner og kundekontrakter fra TimeLog PSA til at få indsigt i den forventede indtægt fra nuværende og kommende projekter. Brug fx vores nøgletalsrapporter, der viser dækningsanalyse, faktureringsgrad og projektfaktor eller produktionsrapporter såsom projektbudgetter eller projektporteføjle.

  Evaluér hvor gode I er til at bruge jeres ressourcer: I TimeLog PSA kan du bruge ressourceplanlæggeren til at se udnyttelsesrater og brugsprocenter (utilisation). Det viser dig, hvor meget arbejde du kan fakturere for i de kommende måneder. Se hurtigt, hvor du måske ikke har nok ressourcer - eller har tildelt for meget arbejde - hvilket kan påvirke, hvor meget penge du tjener.

  Husk de forskellige timepriser: Det er vigtigt at huske, at projektmedlemmer kan have forskellige timepriser. Derfor bør prognosen omfatte de forskellige priser, så du kan forecaste indtægter baseret på fakturerbare timer.

  Er der sæsonmæssige trends? Udover de data du kan se i TimeLog historisk, bør du altid tage højde for sæsonmæssige trends eller udsving i efterspørgslen. Ligeledes har nuværende markedsvilkår, globale eller lokale økonomiske faktorer betydning for udgifter, indtægter og projektmuligheder.

  Indtægtsprognoser: Brug de indsamlede data og indsigter til at lave månedlige forecasts. Du kan indarbejde estimater for nye forretningsmuligheder, tilbagevendende indtægtsstrømme (som fx serviceaftaler eller abonnementer) og eventuelle forventede ændringer i projektomfang eller tidslinjer. Denne del vil kræve, at du eksporterer data fra TimeLog til dit finansielle prognose- eller BI-værktøj. Det kan du gøre via vores integrationer, Excel, CSV eller via vores API. 

  Overvåg og juster: Overvåg regelmæssigt de faktiske indtægter mod de forecastede tal. Du kan fx bruge produktionsrapporterne kaldet projektportefølje, budgetopfølgning og statusrapporter. Juster herefter dine prognoser.

Læs også: Giv hele virksomheden et forspring med rapportering

TimeLog hjælper os med at lave en detaljeret plan for den kommende uge og giver os et klart billede af, hvilke ressourcer der er meget efterspurgte, hvilke der er overbookede i en længere periode, hvilke vi kan stole på og hvilke vi kan trække på.«

Nicolai Wichmann

Partner, Frankly

Klar til at optimere din økonomistyring på alle projekter? 

Nysgerrig på, hvordan TimeLogs Professional Services Automation-løsning kan hjælpe dig med at indfri dit projekts fulde potentiale ved at optimere projektøkonomien?

Vi er klar til at vise dig TimeLog PSA, så du kan løfte dit projekts succes og overskud. Book en online 20-minutters konsultation med os i dag.