Hybrid og remote arbejde? Vælg de rigtige tools til hjemmearbejde

Hjemmearbejdspladser bliver mere og mere almindelige, og mange steder i landet lige nu anbefales vi, at arbejde hjemme i det omfang det kan lade sig gøre.

Det kan (heldigvis) gøre nogle ting nemmere, men der opstår også nye dilemmaer. Det bliver sværere for ledere at holde styr på ressourcerne og at have kontrol over den tid og de penge, der bliver brugt på projekterne.

Som leder for et virtuelt team er det nødvendigt at have et overblik over, hvem der er bagefter, og hvem der har for mange opgaver, hvis der er opgaver der skal delegeres til andre, eller om der er brug for flere ressourcer.

Teamets tidsregistreringer fortæller alt om deres indsats.

Viden er magt og kan spare dig penge.

"Out of office-arbejdsstilen" vil fortsat vokse

Arbejde hjemmefra, out of office-medarbejdere, distancemedarbejdere, mobile, virtuelle medarbejdere - der findes mange ord til at beskrive en, som tit eller en gang i mellem arbejder fra et andet sted end kontoret.

Det er der mange grunde til. En af de væsentligste årsager lige nu er naturligvis for at dæmpe spredningen af Coronavirusset.

Men derudover spiller den teknologiske udvikling en vigtig rolle. Virksomheder kan nu nå de globale markeder, når de stiftes, så de skal ansætte medarbejdere placeret i flere dele af verden.

Man skal heller ikke underkende den stigende indflydelse, som millenniumgenerationen har på udviklingen.

De såkaldte “digitalt indfødte” søger aktivt efter miljøer, hvor de kan arbejde hjemmefra. Hvorfor? De indser, at det giver dem kontrol over deres liv og deres karrierer. Det giver dem mere fleksibilitet.

På et eller andet tidspunkt vil enhver organisation, uanset om det er IT- eller konsulentvirksomheder, offentlige eller private organisationer, blive tvunget til at tage stilling til spørgsmålet om, hvordan man mest effektivt leder et virtuelt team.

Hvordan finder du værktøjer til at lede din virksomheds virtuelle teams?

Succesfuld ledelse af virtuelle teams afhænger af få hovedpunkter:

• Klar og præcis kommunikation og delegering af opgaver til projektmedlemmer, som arbejder hjemmefra eller fra andre lokationer.
• Bedre forståelse af projektmedlemmernes kompetencer og deres forventninger.
• Opmærksomhed på tidszoner,  og kulturelle forskelle.
• Brug af de rigtige værktøjer til effektiv projekt- og tidsstyring.

I dag er der utallige værktøjer på markedet, som kan hjælpe dig med at holde styr på dine projekter.

Der er videokonferencesystemer, der gør at du kan holde møder ansigt til ansigt, uanset geografiske afstande. Instant messaging apps, som gør det muligt at kommunikere hurtigt med kolleger hele tiden og i realtid samt online cloud-løsninger og nemme fildelingsmuligheder.

Hvordan træffer du de rigtige valg med alle disse muligheder?

Du skal vælge udfra dine specifikke behov - og disse spørgsmål vil hjælpe dig i beslutningsprocessen:

• Bruger du allerede et projektstyringsværktøj, og vil du gerne beholde det?  
  Du vil måske gerne have et system, som effektivt kan bruges sammen med det gamle, så I ikke spilder tid på at vænne jer til det nye.
  
  
• Er jeres branche hektisk og kræver, at I er forberedte på at lave pludselige ændringer?
  Vælg et system, som giver jer mulighed for at lave hurtige og simple ændringer til projektplaner eller opgavefordeling. 
  
  
• Planlægger du budgetter og ressourceallokeringer efter grundige overvejelser? 
  Du har brug for et værktøj, som omhyggeligt kan registrere tid brugt på projekter for alle slags medarbejdere.
  
  
• Er du bekymret for, om dine medarbejdere vil være mindre produktive, hvis de får mulighed for at arbejde out of office? 
  Så har du brug for et værktøj, som kan mere end at give mulighed for selv at indtaste timer og give præcise opgavefordelinger (dit virtuelle team vil højst sandsynligt sætte pris på guidelines for tidsstyring).
  
  
• Er I ofte i situationer, hvor medarbejderne ikke har adgang til en computer?
  Vælg et tidsregistrerings- og projektstyringsværktøj, som kan bruges på mobile enheder.
  
  
• Arbejder dine medarbejdere tit fra steder, hvor der ikke er internetforbindelse? 
  Så har du brug for et værktøj, hvor tid kan registreres offline og synkroniseres med systemet, når dine medarbejdere er online igen.
  

Denne artikel er opdateret 14. september, 2020.