Zeiterfassung und Projektmanagement im Homeoffice

Die Arbeit im Homeoffice wird immer üblicher, und in vielen Teilen der Welt wird uns derzeit geraten, wenn möglich zuhause zu arbeiten.

Glücklicherweise wird dadurch manches einfacher, aber es schafft auch neue Herausforderungen. Für Mitarbeitermanager wird es schwieriger, von zu Hause aus den Überblick über die Ressourcen zu behalten und den Zeit- und finanziellen Aufwand für Projekte zu kontrollieren.

Als Mitarbeitermanager eines virtuellen Teams muss man einen noch schärferen Blick dafür haben, wer im Rückstand ist und wer zu viele Aufgaben hat, ob Aufgaben an andere übergeben werden müssen oder ob mehr Ressourcen benötigt werden.

Die Zeiterfassungen des Teams geben Aufschluss über den Einsatz.

Wissen ist Macht und kann bares Geld sparen.

Homeoffice-Tendenz wird weiter zunehmen

Heimarbeit, außerbetriebliche Arbeit, Fernarbeit, mobile Arbeit, virtuelle Arbeit – es gibt viele Begriffe, um jemanden zu beschreiben, der häufig oder gelegentlich an einem anderen Ort als im Büro arbeitet.

Dafür gibt es verschiedene Gründe. Einer der Hauptgründe ist derzeit natürlich die Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus.

Aber auch technologische Entwicklungen spielen eine wichtige Rolle. Unternehmen können heute globale Märkte erreichen, wenn sie sich so etablieren, dass sie Personal in mehreren Teilen der Welt einstellen können.

Auch sollten wir den zunehmenden Einfluss der Millennials auf die Entwicklung nicht unterschätzen.

Die so genannten "Digital Natives" suchen aktiv nach Umgebungen, in denen sie von zu Hause aus arbeiten können. Warum? Weil sie erkennen, dass sie dadurch ihr Leben und ihre Karriere selbst in die Hand nehmen können und es ihnen mehr Flexibilität im Alltag bietet.

Früher oder später wird sich jedes Unternehmen, ob IT- oder Beratungsunternehmen, ob öffentlich oder privat, mit der Frage auseinandersetzen müssen, wie man ein virtuelles Team am effektivsten leitet.

Wie finden Sie geeignete Hilfsmittel für die Leitung virtueller Teams in Ihrem Unternehmen? 

Für die erfolgreiche Führung virtueller Teams sind einige wichtige Punkte zu beachten: 

• Klare und präzise Kommunikation und Delegation von Aufgaben an Projektmitglieder, die von zu Hause oder von anderen Standorten aus arbeiten 
• Besseres Verständnis der Kompetenzen der Projektmitglieder und ihrer Erwartungen 
• Berücksichtigung von Zeitzonen und kulturellen Unterschieden 
• Einsatz geeigneter Tools für ein effektives Projekt- und Zeitmanagement 
  

Heute gibt es unzählige Programme auf dem Markt, die Ihnen helfen können, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten.

Es gibt Videokonferenzsysteme, mit denen Sie unabhängig von der geografischen Entfernung persönliche Treffen abhalten können, Instant-Messaging-Apps, mit denen Sie jederzeit in Echtzeit mit Kollegen kommunizieren können, sowie Online-Cloud-Lösungen und einfache Filesharing-Optionen für die gemeinsame Nutzung von Dateien.

Wie trifft man bei all diesen Möglichkeiten die richtige Wahl?

Indem Sie sich bei der Auswahl nach Ihren spezifischen Anforderungen richten. Diese Fragen werden Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Verwenden Sie bereits ein Projektmanagement-System und möchten dieses beibehalten?  
  Vielleicht möchten Sie ein System, das effektiv mit dem alten genutzt werden kann, damit Sie keine Zeit mit der Umstellung verlieren.
  
  
• Ist Ihre Branche hektisch und verlangt von Ihnen, dass Sie auf plötzliche Veränderungen vorbereitet sind?
  Wählen Sie ein System, mit dem Sie schnell und einfach Änderungen an Projektplänen oder Aufgabenzuweisungen vornehmen können. 
  
  
• Planen Sie Ihre Budgets und Ressourcenzuteilungen nach sorgfältiger Überlegung? 
  Dann brauchen Sie ein Werkzeug, mit dem Sie die aufgewendete Zeit für Projekte für alle Arten von Mitarbeitern genau erfassen können.
  
  
• Sind Sie besorgt, dass Ihre Mitarbeiter weniger produktiv sein werden, wenn sie die Möglichkeit haben, außerhalb des Büros zu arbeiten? 
  In dem Fall profitieren Sie von einem Tool, das mehr kann als die Möglichkeit, selbst Stunden erfassen und genaue Aufgabenzuweisungen vornehmen zu können (Ihr virtuelles Team wird höchstwahrscheinlich Richtlinien für das Zeitmanagement zu schätzen wissen). 
  
  
• Sind Sie oft in Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Computer haben? 
  Wählen Sie ein Zeiterfassungs- und Projektmanagement-System, das auf mobilen Geräten genutzt werden kann.
  
  
• Arbeiten Ihre Mitarbeiter oft von Orten aus, an denen es keine Internetverbindung gibt?  
  Dann brauchen Sie ein Programm, mit dem auch offline Zeit erfasst und mit dem System synchronisiert werden kann, wenn Ihre Mitarbeiter wieder online sind.