Løft din leverancestyring til nye højder

Effektiv styring af leverancer og service-eksekvering: Din genvej til større overskud 

Service-eksekvering, eller leverancestyring, er centralt, når virksomheder skal omsætte deres kreative rådgivning eller strategiske projekter til konkrete resultater. Det handler om at have styr på, hvordan rådgivning, projekter eller services leveres.

Virksomheder der er gode til service execution, undgår i højere grad om-arbejde (rework), overskredne deadlines, miskommunikation med kunder eller interne misforståelser. 

Men hvordan bliver I knivskarpe på alt, der gør jeres projektleverancer bedre?

Det kan du dykke ned i denne artikel. Eller du kan skyde genvej og lytte til podcasten om samme emne med TimeLogs Kasper Kosack.

Hvad er leverancestyring?

Leverancestyring, eller service-eksekvering, er, når profesionelle service virksomheder (konsulenter, rådgivere og vidensvirksomheder) omsætter deres ideer, strategier og planer til virkelighed og leverer services, såsom rådgivning, koncepter eller projektleverancer, til kunder på en effektiv måde.

Leverancestyring omfatter aktiviteter fra projektstyring og ressourceplanlægning til kapacitetsallokering, kvalitetskontrol, evaluering og vidensstyring.

Med andre ord er det her, hvor pengene tjenes, og hvor virksomhedens ry opbygges.

De tre dimensioner i leverancestyring

Leverancestyring drejer sig primært om tre afgørende dimensioner:

1. Kvalitet.
2. Effektivitet.
3. Gentagelighed.

Disse dimensioner sikrer, at I konsekvent kan levere services og opfylde kundens forventninger, samtidig med at I kan optimere jeres interne processer. 

Hvad betyder modenhed i forhold til serviceeksekvering? 

Konsulent- og rådgivningsvirksomheder kan inddeles i fem modenhedsniveauer. Jo mere moden virksomheden er, des mindre intern friktion, bedre økonomisk performance og højere medarbejderpræstationer opleves. 

Modenhed fra niveau 1 til 3 

Virksomheder, der opererer på modenhedsniveauer 1 til 3, formår ofte ikke at udnytte deres tilgængelige ressourcer til at skabe maksimal værdi. Disse organisationer mangler standardiserede leveringsmetoder, projekt kvalitetskontrol og praktisk vidensstyring.

Resultatet er ineffektivitet, overskredne milepæle og svindende projektmarginer.

Desuden fører lavere modenhedsniveauer ofte til, at man går glip af indtægtsmuligheder. Det skyldes blandt andet at man kan opleve manglende harmoni mellem salg, HR, projektorganisationen og fx økonomiafdelingen.

Det kan betyde, at I ikke får opfanget eller videregivet afgørende informationer, der er relateret til projekter, som igen kan betyde manglede fakturering eller at I går glip af indsatser eller områder, hvor I kan forbedre jer.

Sådan udvikler I jeres organisatoriske modenhed

Men hvad kendetegner de forskellige modenhedsniveauer, når det kommer til leverancestyring?

Niveau 1: Ingen planlægning, afhængighed af regneark, reaktivt arbejde, ingen standardiseret projektleveringsmetode, manglende kvalitetskontrol og begrænset vidensstyring for projekter.

Niveau 2: Centraliseret ressourcestyring, begyndende projektstyringsprocesser og en voksende vægt på at måle projekttilfredshed og vidensdeling på tværs af teams og afdelinger.

Niveau 3: En moden organisation med et integreret systemlandskab, der omfatter projektstyringsværktøjer og systemer til ressourceplanlægning. Kvalitetsgennemgange og omfattende projektviden anvendes aktivt i hele organisationen.

Sådan optimerer konsulentvirksomheder leverancestyringen

For de fleste konsulentvirksomheder er det en udfordring at optimere leverancestyringen. Måske ser I jeres forretningsområde som helt unikt? Det gør det svært at standardisere eller konceptualisere leverancerne.

Mange fokuserer på at vinde nye kunder og forsømmer at optimere de interne arbejdsgange.

Resultatet? Ustabile og mindre profitable leverancer.

Hvis du vil i gang med at forbedre leverancestyringen, er du nødt til at prioritere flere forskellige KPI'er og nøgletal - ikke kun omsætningsmål. 

Et robust systemlandskab - fra tidsregistrering til fakturering - er afgørende for, at I kan indsamle pålidelige data. 

Det er vigtigt at huske, at vejen mod højere modenhedsniveauer ikke kun handler om at nå den endelige destination. Det er også en rejse, hvor alle de små forbedringer og fremskridt, I oplever undervejs, er en vigtig del af processen.

Disse små sejre og justeringer i jeres tilgang til leverancestyring er med til at skabe fundamentet for en stærk og effektiv projektorganisation. 

Hvad er de lavthængende frugter?

#1 - Ressourceplanlægning

Ressourceplanlægning er en effektiv strategi, når det handler om leverancestyring.

Ressourceplanlægningsværktøjer er med til at håndtere virksomhedens samlede kompetenceprofiler og kapacitet, og gør det nemmere at imødekomme kundernes behov. Start med at finde ud af hvilken tilgang til ressourcestyring, der passer til jeres virksomhed.

#2 - Betydningen af data 

Data er fundamentet for, at du kan træffe informerede beslutninger på et oplyst grundlag. I et nødt til at etablere systemer, så I kan indsamle relevante data og identificere centrale KPI'er, både hårde og bløde. Og data skal ikke være for en udvalgt skare; data bør være bredt tilgængeligt og anvendt i hele organisationen.

#3 - Skab forbedringer her-og-nu

For at se forbedringer, skal I begynde at analysere kvaliteten og effektiviteten af jeres leverancer:

• Snak med kunder og kolleger efter projekter
• Kig på data, såsom tidsregistreringer
• Sammenlign de oprindelige planer med hvad der reelt blev leveret

Strukturerede indsigter kan give jer værdifuld viden. Det er nemlig afgørende for evidensbaseret beslutningstagning, at I har nok, pålidelige data.

Mød manden i podcasten: Kasper Kosack

Kasper Kosack er Head of Sales og har været hos TimeLog siden 2015.

"Jeg stræber efter at give alle omkring mig de bedste muligheder for at lykkes - det betyder ikke noget, om det er en kunde, der har brug for hjælp til en forretningscase, eller en kollega, der har brug for input til en given situation," siger Kasper.

Connect med Kasper på LinkedIn.

Lyt til alle episoder af Beyond the Benchmark 

Du finder alle episoder af podcasten dér, hvor du normalt finder dine podcasts. Du kan dog også se et overblik på vores hjemmeside nu.