Økonomisk indsigt i projekterne ved at standardisere data
11 min read
Svært at få indblik i projektøkonomien
I 2023 besluttede Business Partnering Institute at lede efter et system, der kunne samle tidsregistreringer og håndtere deres konsulentforretning, der arbejder med fastpris-projekter samt projekter på medgået tid.
Øger tidsregistrering presset på de ansatte?
Selvom der var mange gode grunde til at kigge efter et system, var det ikke en simpel beslutning at tilvælge et decideret tidsregistreringssystem.
Benitas bekymring var, om medarbejderne ville føle et pres over at skulle registrere deres timer. For BPI er det vigtigt, at adfærden er drevet af, at medarbejderne og virksomheden har de rigtige projekter og de rigtige kundeopgaver.
"Det er ikke målet, at folk skal føle de skal arbejde mere eller lægge flere timer", fortæller Benita.
Derfor har de hos BPI valgt, at medarbejderne registrerer tid på eksterne projekter, tre større interne projekter og ikke den tid, de bruger derudover.
De bruger blandt andet ressourceplanlæggeren til at se om en medarbejder har ledig kapacitet. Dermed får lederen hjælp til at sikre, at ingen arbejder for meget.
Fra flere regneark til ét samlet system
TimeLog er blevet taget godt imod af de enkelte medarbejdere.
"Målet var at medarbejderne havde ét sted at registrere timerne. Og det har de taget godt imod.", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner at BPI.
Løsningen: TimeLog PSA
Da BPI blev kontaktet af TimeLog, havde de allerede truffet beslutningen om at kigge efter et nyt system og både købsproces og implementering gik derfor hurtigt.
Implementeringen af TimeLog sigtede mod at:
- Centralisere tidsregistrering og eliminere brugen af adskilte excel-ark.
- Integrere TimeLog sammen med de øvrige forretningssystemer som Pleo og e-conomic for at automatisere
- Gøre faktureringsprocessen mere effektiv og kunne delegere ansvaret ud til projektlederne.
- Få bedre indsigt i projektøkonomien.
- Få bedre overblik over fordelingen af kapacitet og medarbejdernes tid på projekterne.
"Vi var klare omkring, hvad vi havde brug for, og det gjorde, at processen kunne gå hurtigt. Det var et krav for mig, at vi kunne få integrationer til bl.a. e-conomic og Pleo, så faktureringsprocessen blev automatiseret. Pleo fungerer upåklageligt, og implementeringskonsulenten fra TimeLog fik hurtigt sat det op", fortæller Benita.
I dag foregår det meste af faktureringsprocessen automatisk, og fra at involvere både studentermedhjælpere, bogholder og CFO, er der i dag ganske få tjekpunkter for CFO’en og bogholderen.
Resultatet: Bedre indsigt i projektøkonomien
I dag er projektlederne ansvarlige for at sørge for fakturabilag og fordi systemet minder dem om at registrere opgaver, timer og udgifter på hvert projekt, sikrer BPI, at de forholder sig til alle timer.
Det giver Benita mere indsigt i projektøkonomien og gør det muligt at følge op på kunder, samt se hvor mange timer, der er lagt på hvert projekt.
Overblik og mulighed for at forecaste med ressourceplanlæggeren
"Ressourceplanlæggeren var en vigtig grund til at vi købte TimeLog. Vi bruger ressourceplanlæggeren til at skabe overblik over kapacitet. Evnen til at forecaste vores ressourcetræk er ekstremt vigtigt.", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner at BPI.
Ressourceplanlæggeren er med på ugentlige møder, hvor alle bruger den til at se hvor meget ledig kapacitet medarbejderne reelt har, og om timer eller opgaver eventuelt skal omfordeles.
Vil mere i dybden med rapporter og ressourceplanlægning
Ressourceplanlæggeren, brug af rapporter og mere detaljeret projektopfølgning i TimeLog PSA er nogle af de ting BPI vil dybere ind i næste år.
"I år har vi haft fokus på implementering. Jeg er sikker på, at vi kan få mere ud af systemet, og jeg tror ikke, at vi kommer til at skulle bruge noget, som ikke findes på TimeLogs platform. Det handler om at finde ud, hvad systemet reelt kan give os med de data vi putter ind i det.", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner at BPI.
