Der effektive Projektplan: 6-Schritte-Leitfaden für Projektleiter

Ein Projekt ohne Projektplan durchzuführen, ist ein bisschen wie bei Nacht ohne eingeschaltete Scheinwerfer Auto zu fahren.

Es tauchen unerwartete Dinge auf und es besteht die Gefahr, dass Sie die Orientierung verlieren. Im schlimmsten Fall kommen Sie komplett vom Weg ab.

Tatsächlich laufen ganze 35 % aller Projekte völlig aus dem Ruder und das Budget geht verloren.

Mit anderen Worten: Als Projektleiter kommen Sie für ein effektives Projektmanagement nicht um einen guten Projektplan herum.

Zum Glück ist es gar nicht so schwer, einen guten Projektplan zu erstellen, mit dem Sie jederzeit den Überblick behalten.

In diesem Leitfaden lernen Sie die Techniken eines kompetenten Projektleiters, und Sie erhalten Antworten auf folgende Fragen:

• Was ist ein Projektplan und warum sind Projektpläne wichtig?
• Was sollte ein Projektplan enthalten und was sind Projektplanvorlagen?
• Und wie erstellt man einen guten Projektplan? Wir führen Sie durch die 6 Schritte des Prozesses.

Wenn Sie sich durch den Leitfaden gearbeitet haben, können Sie einen effektiven Projektplan erstellen, der Sie bei Ihren Projektzielen unterstützt.

Doch zunächst werden wir erläutern, was ein Projektplan eigentlich ist.

Was ist ein Projektplan?

Wie der Name schon sagt, ist ein Projektplan ein Plan, der dokumentiert, wie genau Sie zum Ziel Ihres Projekts kommen.

Er ist das zentrale Dokument, an dem Sie als kompetenter Projektleiter kontinuierlich arbeiten, um:

• Das Projekt in einem Projektstrukturplan (PSP) und einem Zeitplan in Phasen und Aktivitäten zu unterteilen
• Lieferungen und Meilensteine festzulegen
• Die Kommunikation zu planen
• Sich einen Überblick über die benötigten Ressourcen zu verschaffen und Ihrem Projektteam Aufgaben zuzuweisen
• Projektbudgets zu erstellen und zu aktualisieren
• Über den Fortschritt und den Status des Projekts in Bezug auf Zeitplan und Budget auf dem Laufenden zu bleiben

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Sie müssen den Projektplan als Ihr zentrales Werkzeug betrachten, das Ihnen und Ihrem Team den Überblick verschafft und in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden muss, um relevant zu bleiben.

In der Vergangenheit war Excel ein bevorzugtes (wenn auch umständliches) Werkzeug zur Erstellung und Aktualisierung des Projektplans. Heutzutage verwenden die meisten Projektleiter jedoch ein dediziertes Projektmanagement-Tool für die Projektplanung.

Ein gutes Tool bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Projektplanvorlagen zu erstellen, damit Sie nicht bei jedem Projekt bei Null anfangen müssen.

Was ist eine Projektplanvorlage?

Eine Projektplanvorlage ist ein vordefinierter Plan, der darauf basiert, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit Projekten arbeiten.

Im Internet finden Sie mehrere kostenlose Vorlagen für Projektpläne für Excel oder Power Point.

Diese haben jedoch bestimmte Einschränkungen, beispielsweise in Bezug darauf, wie lang und komplex Ihre Projekte sein können, und es ist etwas umständlich, sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Mit einem guten Projektmanagement-Tool können Sie einen Katalog mit Projektplanvorlagen erstellen, damit Sie neue Projekte effektiv planen und starten können. Das ist besonders schlau, wenn Sie viele Projekte durchführen, die dieselben Phasen durchlaufen müssen, oder wenn Sie einige Standardprojekttypen haben, die Sie verkaufen.

Eine gute Projektplanvorlage sollte Folgendes enthalten:

• Vollständiger Phasen- und Aufgabenplan (inkl. Meilensteine)
• Ein abgestimmter Projektablaufplan
• Personalplan und Zuteilungen
• Budget

Um als Projektleiter Erfolg zu haben, ist es unerlässlich, den Planungsprozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Genau hier kommen die Projektplanvorlagen ins Spiel.

Was sollte ein Projektplan beinhalten?

Als Projektleiter ist der Projektplan im Grunde Ihr eigenes Arbeitsdokument für die Planung.

Da der Plan jedoch meistens den Projektbeteiligten und dem Projektteam zur Verfügung stehen sollte, empfiehlt es sich, einige Standardelemente aufzunehmen, die im Projektmanagement üblich sind.

Auch für Sie selbst als Projektleiter ist es sinnvoll, diese grundlegenden Dinge zu planen und zu dokumentieren. Daher sollte der Projektplan eine Reihe von Elementen enthalten.

Projektplanung mit Projektplan, Projektumfang und RACI

Obwohl der Projektplan ein wichtiges Werkzeug für Sie als Projektleiter ist, müssen Sie ihn mit anderen Werkzeugen für eine gute Projektplanung und -ausführung ergänzen.

Bevor Sie den fertigen Projektplan erstellen, müssen Sie einen Projektumfang festlegen, damit Sie genau wissen, was das Ziel des Projekts ist, welche Elemente im Projekt enthalten ist und welche nicht.

Ein ordnungsgemäß abgesteckter Projektumfang schützt Sie vor einer schleichenden Umfangsausweitung, dem sogenannten Scope Creep. Der Projektumfang trägt dazu bei, dass Ihr Projektplan nicht mit Aktivitäten überfüllt wird, die eigentlich gar nicht in der ursprünglichen Vereinbarung enthalten sind.

Ein kompetenter Projektleiter weiß, wie wichtig es ist, sein Projekt einzugrenzen, um im Rahmen des festgelegten Budgets und fristgerecht zu liefern.

Gleichzeitig mit der Erstellung Ihres Projektplans ist es sinnvoll, von Beginn Ihres Projekts an eine RACI-Matrix zu erstellen.

Mit dem RACI-Modell können Sie klarstellen, wer für die verschiedenen Aufgaben und Meilensteine ​​verantwortlich ist. Und wer mit wem kommunizieren soll, wenn sich Lieferungen und Aufgaben ändern.

Und ebenso ist es schlau, dass Sie genau wissen, wen Sie konsultieren und informieren müssen, wenn Sie eine Entscheidung treffen oder eine Änderung vornehmen, die sich auf andere Lieferungen bzw. Termine auswirkt.

Es ist wichtig, dass Sie Umfang, Plan und RACI-Matrix des Projekts dokumentieren und kontinuierlich aktualisieren.

Warum ist ein dokumentierter Projektplan wichtig?

Während immer mehr Projekte sehr gut laufen, gibt es auch sehr viele Projekte, die nicht erfolgreich zum Ziel kommen:

• 35 % sind nicht erfolgreich und das Budget ist verloren
• 34 % leiden unter Scope Creep
• 12 % gelten als definitiv gescheitert

Gescheiterte Projekte sind eine teure Angelegenheit für Ihr Unternehmen, und deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Projekten die besten Voraussetzungen geben, um erfolgreich zu sein.

Ein dokumentierter Projektplan ist (zusammen mit dem Projektumfang) Ihr Arbeitsinstrument, um das Projekt auf Kurs zu halten. Er gibt Ihnen einen strukturierten Überblick über Aufgaben, Termine und Fortschritte und ermöglicht es Ihnen, zu reagieren, wenn die Realität nicht mit dem Plan übereinstimmt.

Gleichzeitig ist er ein gutes Werkzeug, um Arbeitsaufgaben zu delegieren und den Projektbeteiligten den Fortschritt zu kommunizieren.

Auch bei sehr kleinen Projekten macht ein Projektplan Sinn. Denken Sie nur daran, es nicht komplizierter zu machen, als es für das aktuelle Projekt sein muss.

Wenn Sie als Projektleiter in der obersten Liga spielen wollen, ist es wichtig, dass Sie flexibel sind und Standardmodelle und -vorgehensweisen an die aktuellen Erfordernisse des Projekts anpassen.

Schauen wir uns an, wie Sie also einen guten Projektplan erstellen.

So erstellen Sie einen guten Projektplan in 6 Schritten

Wenn Sie Ihren ersten Projektplan erstellen, sollten Sie dies parallel zur Ausarbeitung Ihres Projektumfangs tun.

Tatsächlich ist es oft am sinnvollsten, die verschiedenen Planungsschritte iterativ zu erarbeiten. Das bedeutet, dass Sie zwischen den verschiedenen Schritten ein wenig hin und her wechseln müssen und die einzelnen Schritte möglicherweise nicht unbedingt „abschließen“ können, bis Sie auch einige der anderen bearbeitet haben.

Dies ist ein natürlicher Teil der Planung – wenn Sie erst einmal angefangen haben, wird das auch Sinn ergeben.

Es gibt jedoch Dinge im Projektumfang, die Sie fertiggestellt haben sollten, bevor Sie mit dem Plan selbst beginnen:

• Allgemeine Beschreibung
• Projektziele und Wertschöpfung
• Einschränkungen
• Meilensteine ​​und Gesamtzeitplan

Bevor Sie den Projektplan erstellen, ist es wichtig, dass Sie einen Überblick über die Meilensteine ​​haben, denn ein guter Projektplan basiert auf den Lieferungen (bzw. Produkten) des Projekts – und nicht nur auf der Arbeit, die erledigt werden muss.

Dies bedeutet, dass Ihr Plan auf der Grundlage der Lieferungen erstellt wird, die in den einzelnen Phasen des Projekts geliefert werden sollen.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie einen guten Projektumfang erstellen, können Sie den Leitfaden hier verwenden.

Sobald diese Dinge unter Dach und Fach sind, können Sie mit der Erstellung Ihres Projektplans beginnen.

Schritt Nr. 1 – Erstellen Sie den ersten groben Projektstrukturplan (PSP)

Nachdem Sie den Projektumfang ausgearbeitet haben (oder sich gründlich in einen bestehenden Projektumfang eingearbeitet haben), sind Sie bereits auf dem besten Weg, sich als kompetenter Projektleiter im Projekt zu etablieren.

Und schon können Sie die erste grobe Skizze für Ihren Projektplan anfertigen.

In diesem Schritt platzieren Sie Ihre Lieferungen in einem Zeitplan und definieren grob, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen, um die verschiedenen Lieferungen abschließen zu können.

Das nennen wir einen Projektstrukturplan (PSP).

Ein Beispiel hierfür könnte folgendermaßen aussehen:

Grob gesagt sollte Ihnen der anfängliche Plan einen Überblick geben über folgende Elemente:

• Was muss geliefert werden?
• Welche Arbeit ist erforderlich, um liefern zu können?
• Wann machen wir was?

Sie können diesen Teil des Projektplans wahrscheinlich selbst mit Hilfe Ihres Kunden oder Ihrer Lenkungsgruppe erstellen, die die allgemeinen Richtlinien für das Projekt festlegt.

Im nächsten Schritt binden Sie Ihr Projektteam in die tiefergehende Planung ein.

Schritt Nr. 2 – Binden Sie das Team ein und holen Sie Schätzungen zur Arbeit ein

Während der Projektablaufplan in Schritt Nr. 1 größtenteils (wenn auch etwas grob) darauf basiert, wann die verschiedenen Lieferungen fertig sein sollen, hilft Ihnen Schritt Nr. 2 dabei, den Überblick darüber zu behalten, wann die Lieferungen abgeschlossen werden können.

Dies ist natürlich etwas beschönigt. Und hoffentlich haben Sie bereits mehrere Personen aus dem Projektteam eingebunden, um grobe Schätzungen für den Umfang abzugeben. Denken Sie jedoch daran, dass die Projektplanung ein iterativer Prozess ist, bei dem Sie ständig planen, Schätzungen einholen, anpassen usw.

In Schritt 2 müssen Sie alle Lieferanten der einzelnen Projektlieferungen einberufen – das können Mitglieder des Projektteams oder externe Lieferanten sein.

Die Übung besteht darin, sie dazu zu bringen, möglichst genaue Schätzungen abzugeben:

• Wie lange dauern die einzelnen Lieferungen?
• Worauf basieren diese Schätzungen? Gibt es Abhängigkeiten, die im Plan berücksichtigt werden müssen?
• Wann kann es gemacht werden? Wann ist Zeit im Kalender?
• Wie viel Risiko ist mit ihren Schätzungen verbunden?

Seien Sie kritisch und holen Sie die besten Schätzungen für den Projektplan ein

Als kompetenter Projektleiter müssen Sie des Teufels Advokat spielen, wenn Sie um Begründungen für die Schätzungen bitten.

Das Projektteam ist oft übereifrig, weshalb die anfänglichen Schätzungen möglicherweise zu optimistisch sind. Fragen Sie also gründlich nach und prüfen Sie, ob Sie Schwächen in den Schätzungen erkennen können. Oft treten bei diesem Prozess Engpässe und Hindernisse auf, die Sie als Projektleiter kennen müssen.

Sie können die Schätzung als Verhandlung betrachten, bei der Sie sich schließlich der realistischsten Schätzung nähern.

Schritt Nr. 3 – Verschaffen Sie sich einen Überblick, wann Projektmitarbeiter verfügbar sind

Eines der wohl größten Hindernisse ist oft der Zugang zu kritischen Ressourcen.

Oft übersehen Projektleiter diesen Aspekt der Projektplanung und konzentrieren sich hauptsächlich darauf, die Dauer der Arbeit einzuschätzen. Weniger Augenmerk legen sie darauf, wer verfügbar ist, um diese Arbeit gemäß Projektablaufplan durchzuführen.

Daher müssen Sie als Projektleiter Folgendes ausarbeiten:

• Welche Ressourcen benötigen Sie für die einzelnen Phasen und Aufgaben im Projektplan?
• Wann sind die notwendigen Ressourcen verfügbar?

Ein Werkzeug wie ein Ressourcenplaner kann dabei enorm hilfreich sein. Es kann in der Tat eine Herausforderung darstellen, sich anhand von Kalendern und E-Mails einen Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zu verschaffen.

Sobald Sie den Überblick über die Ressourcen haben, haben Sie die Elemente zusammen, die Sie für Ihren detaillierten Projektplan benötigen.

Lesen Sie auch: Ressourcenmanagement [4 Dinge, die Sie zuerst erledigen müssen]

Schritt Nr. 4 – Arbeiten Sie Ihren detaillierten Projektplan aus

Jetzt geht es darum, die Puzzleteile zusammenzufügen.

An dieser Stelle empfiehlt sich ein gutes Projektmanagement-Tool, das Sie verwenden können. Als Projektleiter sind Sie nur so kompetent wie die Tools, die Sie verwenden. Das gilt vor allem bei komplexeren Projekten.

So erstellen Sie Ihren detaillierten Projektplan in TimeLog

Hier erhalten Sie ein konkretes Beispiel, wie Sie einen vollständigen, detaillierten Projektplan mit Meilensteinen, Ressourcen, Budget und Projektablaufplan erstellen können

1) Erstellen Sie ein Projekt mit Quick Create von TimeLog.

• Geben Sie dem Projekt einen Namen
• Soll es ein externes Projekt (Standard), internes Projekt oder ein Projekt mit mehreren Kunden sein?
• Fügen Sie einen Kunden hinzu. Ihre Kunden sind im CRM von TimeLog verfügbar.

2) Fügen Sie Aufgaben und Zeitbudget hinzu

Wenn Ihr Unternehmen einen Standard-Aufgabenplan hat oder fertige Projektvorlagen in TimeLog gespeichert hat, haben Sie den Projektplan jetzt fast fertig.

Sie können die Aufgaben auch von Grund auf neu erstellen. In diesem Schritt können Sie einfach die übergeordneten Aufgaben (Phasen) erstellen. Später können Sie Unteraufgaben erstellen.

Fügen Sie die Schätzungen, die Sie in Schritt Nr. 3 ermittelt haben, zu jeder Aufgabe hinzu.

3) Fügen Sie Ihr Projektteam hinzu und erstellen Sie das Projekt

Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Später können Sie den Projektmitarbeitern die einzelnen Aufgaben zuweisen.

4) Fügen Sie einem abgeschlossenen PSP Unteraufgaben hinzu

Im Projektplan von TimeLog haben Sie nun einen Überblick über die von Ihnen erstellten Hauptaufgaben. Sie können den primären Aufgaben/Phasen weitere hinzufügen und Unteraufgaben hinzufügen.

5) Fügen Sie Meilensteine ​​hinzu

Meilensteine ​​sind wichtig, um die wesentlichen Lieferungen Ihres Projekts im Auge zu behalten.

Fügen Sie sie als Richtschnur für die Arbeit in Ihrem Projekt hinzu. Sie können auch Verantwortliche für Meilensteine ​​hinzufügen. Die verantwortliche Person sieht ihre Meilensteine ​​auf der Startseite von TimeLog, wenn die Frist näher rückt.

6) Fügen Sie Aufgaben und Meilensteinen Termine und Zeitbudgets hinzu

Sobald Sie alle Phasen, Aufgaben und Meilensteine ​​im Projektplan haben, ist es an der Zeit, einen Projektablaufplan zu erstellen und Budgets festzulegen.

Im Verlauf Ihres Projekts, wenn Ihr Projektteam die Zeiterfassung im Projekt vornimmt, hält Timelog Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden und darüber, ob Sie Liefertermine einhalten.

7) Weisen Sie Mitarbeiter und Stundensätze zu

Abschließend weisen Sie den einzelnen Aufgaben Mitarbeiter aus Ihrem Projektteam zu.

Wenn Sie den Mitarbeitern Stundensätze zuteilen, können Sie später im Projekt problemlos Rechnungen stellen und nachverfolgen, wie viel Umsatz Sie mit dem Projekt erzielt haben.

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Schritt Nr. 5 – Reichen Sie Ihren Projektplan ein und lassen Sie ihn genehmigen

Jetzt haben Sie das Erstellen von Projektplänen so gut wie gemeistert.

An diesem Punkt haben Sie alle relevanten Informationen gesammelt, Ihren Projektplan mit Phasen, Meilensteinen, Projektablaufplan, Budget erstellt und den Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Arbeit validieren und genehmigen zu lassen. Beraten Sie sich zunächst mit Ihrem Projektteam.

Lassen Sie den Projektplan vom Projektteam genehmigen

Bevor Sie Ihren Plan dem Kunden oder der Lenkungsgruppe des Projekts vorstellen, ist es eine gute Idee, ihn gemeinsam mit Ihrem Projektteam zu überprüfen.

Möglicherweise sind Anpassungen erforderlich, die zu diesem Zeitpunkt noch problemlos vorgenommen werden können und die leichter zu erkennen sind, wenn Sie den Projektplan in seiner Gesamtheit betrachten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Bestätigung für die Richtigkeit des Inhalts des Projektplans erhalten. Unter anderem:

• Interne Abhängigkeiten von Aufgaben und Phasen
• Zeitschätzungen und Fristen
• Eventuelle Änderungen in der Verfügbarkeit Ihres Projektteams

Das muss nicht lange dauern. Aber es ist wichtig, dass Sie hierzu die Bestätigung Ihres Projektteams einholen, bevor Sie zur Lenkungsgruppe oder zum Kunden gehen.

Lassen Sie den Projektplan vom Kunden und der Lenkungsgruppe genehmigen

Die endgültige Genehmigung des Projektplans muss von den anderen Projektbeteiligten erteilt werden.

Vor Einberufung des Auftraggebers und der Lenkungsgruppe empfiehlt es sich, die Meilensteine ​​und den Umfang des Projektplans in einer kurzen Übersicht zusammenzufassen. Diese Projektbeteiligten benötigen meist keinen detaillierten Plan bis auf die Aufgabenebene.

Fügen Sie jedoch alle Beschreibungen Ihrer Vorgehensweise, Annahmen und Fristen bei, die Sie für relevant halten, damit Ihr Projektplan sowohl ehrgeizig als auch realistisch erscheint.

Beschreibungen können Folgendes beinhalten:

• Wie das Projektteam grundsätzlich an das Projekt herangehen wird (Vorgehensweise)
• Wesentliche Lieferungen und Meilensteine
• Zeitplan für die Phasen des Projekts
• Phasen oder Aufgaben, die eine besondere Herausforderung/Risiken darstellen

Sinnvoll ist es, wenn Sie Elemente im Projektplan hervorheben, die eine Intervention des Kunden oder der Lenkungsgruppe erfordern. Hierzu gehört unter anderem die Genehmigung von Lieferungen.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass Sie die Risiken und möglichen Engpässe des Projektplans aufzeigen, damit es später im Projekt nicht zu Überraschungen kommt.

Schritt Nr. 6 – Führen Sie das Projekt aus

Wenn Ihr Projektplan fertiggestellt und genehmigt worden ist, haben Sie die besten Voraussetzungen, um das Projekt im Rahmen des Projektdreiecks (Umfang, Budget und Zeit) durchführen zu können.

Sie haben einen Überblick über die Aufgaben, und wenn Ihr Projektteam die Zeiterfassung für seine Arbeit (sowohl fakturierbar als auch nicht fakturierbar Zeit) vornimmt, können Sie den Fortschritt des Projekts leicht verfolgen.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung ordnungsgemäß durchführen, können Sie auch sehen, wo genau das Projekt ins Schlingern gekommen ist, wenn Sie plötzlich in Verzug geraten.

Dann können Sie Korrekturmaßnahmen einleiten, Ihren Projektplan anpassen und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.

Die Fähigkeit, Projektpläne kontinuierlich zu korrigieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, macht Sie zu einem Projektleiter der Extraklasse.

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