De 7 essentielle processer en PSA-løsning løfter for din forretning

I dag bliver flere processer digitaliserede. Og når virksomheder digitaliserer en proces, finder de oftest en digital løsning, der kan håndtere den specifikke proces.

Det betyder, at IT-budgetterne i virksomhederne stiger eksponentielt med antallet af digitale løsninger. Og rigtig tit taler løsningerne ikke ordentligt sammen, men lukker sig om sig selv og den specifikke proces.

Lyder det bekendt?

Så er det fordi, det er virkeligheden for rigtig mange virksomheder – måske endda din.

Og det er her en PSA-løsning, som TimeLog PSA, kommer ind i billedet.

Skab grundlaget for at få forretningen til at køre så godt som muligt PSA-software handler om bedre forretning

Kernen i alle PSA-løsninger består af at understøtte og hjælpe dig til at optimere de forretningsprocesser, der holder din forretning kørende. Målet er at automatisere så meget som muligt og eliminere manuelle tidsrøvere, som fx tidsregistrering via regneark, post-its eller e-mail.

En PSA-platform skaber sammenhæng mellem processerne - uden du skal købe en ny løsning til hver proces.

Og fordi PSA er bygget specifikt til rådgivnings- og konsulentvirksomheder, skal du heller ikke tvinge din virksomhed ind i et omfattende system, der grundlæggende er bygget til produktionsvirksomheder (du har måske hørt om ERP).

Med andre ord er kagen bagt og skåret, så det understøtter og optimerer de arbejdsgange din forretning har brug for – hverken mere eller mindre.

1) Tidsregistrering: Kernen i forretningen – og systemet

Den største umiddelbare forandring, din virksomhed og medarbejdere oplever med PSA, er, når tidsregistreringen begynder at spille.

Sælger du rådgivning og konsulentydelser, udgør fakturering af arbejdstid og projekter, hjørnestenen i din virksomhed. Det mærkes af ledelse, økonomiafdeling, konsulenter og projektteams i hverdagen.

Derfor er grundlaget for et PSA-system tidsregistrering. Tidsregistreringen føder timerne ind i faktureringen, danner grundlag for rapporteringen og får virksomhedens projektstyring til at hænge sammen.

Grundlæggende set, kan du for hver time, der er registreret fx se: 

• hvilket projekt hører den til?
• hvilken opgave? 
• er det en fakturérbar eller ikke-fakturérbar time?
• hvem har arbejdet den time og til hvilken timepris?
• for hvilken kunde og på hvilken kontrakt har vi udført den times arbejde? 

Et godt PSA-system har brugervenlig og simpel tidsregistrering, der ikke tager konsulenternes tid eller besværer deres arbejdsdag. Det kan være tidregistrering i Outlook, en ugeseddel, via en app til tidsregistrering, med start-stop timer eller måske via desktoppen.

2) Fakturering: Hurtigere og med færre fejl

I rigtig mange virksomheder er faktureringen noget, der laves lidt afkoblet fra resten af den daglige drift.

”Vi skal også lige huske at fakturere” er formentlig én af de sætninger, der engang imellem høres i projektorienterede virksomheder.

Fordi det sker på bagkant, på tværs af afdelinger og på baggrund af løst indsamlede tidsregistreringer, er faktureringen mangelfuld i rigtig mange firmaer.

Der faktureres simpelthen for lidt.

Det giver en bedre profitmargin på projekterne, fordi fakturering ikke bliver glemt, og timer ikke går tabt på grund af mangelfuld registrering eller i overleveringen til bogholderen.

3) Styring af projektøkonomien: Automatisk og samlet overblik til projektlederen 3) Styring af projektøkonomien

Er du projektleder, består en stor del af dit arbejde i at indsamle informationer fra mange forskellige kilder. Det kan være projektmedarbejdernes tidsforbrug og fremskridt, budgetter og projektplaner.

Fordi kilderne er mange, bliver projektstyringen vanskelig, det tager tid, og det er svært at samle et økonomisk overblik.

Er mit projekt overhovedet på sporet, eller har jeg allerede ædt mit overskud?

Professional Services Automation giver projektlederen et projektstyringsværktøj, der automatisk samler de relevante informationer, og giver et overblik over fremskridt og økonomi.

Det giver mulighed for at ændre sammensætningen af projektgruppen eller genforhandle pris med kunden, hvis du kan se, at projektøkonomien begynder at skride.

Projektlederen er dermed klædt bedre på til at sikre overskud på sine projekter, end hvis projektøkonomien ligger hos regnskabschefen, som det er tilfældet hos mange virksomheder.

En PSA-løsning har indbygget projektstyring, der hjælper projektlederen i planlægning og eksekvering af din virksomheds projekter.

Er du projektleder, er det vigtigt, at du kan nedbryde dine projekter i en projektplan, planlægge milepæle, følge fremskridt helt ned på de enkelte opgaver og medarbejdere og samtidig sørge for, at dine ressourcer bliver brugt bedst muligt.

Særligt er ressourceplanlægning en hovedpine for de fleste projektledere, hvis virksomheden ikke har et godt værktøj til ressourceplanlægning.

PSA integrerer ressourcestyring til projektstyringen, så projektlederen altid har overblik over tilgængelige ressourcer.

Det gør samtidig, at regnskabschefen kan se, om der er medarbejdere, som ikke bliver brugt ordentligt og sænker faktureringsgraden.

5) Rapportering: Regnskabschefen kan indsamle nøgletal til ledelsen i realtid 5) Rapportering: Nøgletal til ledelsen i realtid

Mange steder oplever regnskabschefer (og ledere generelt), at de sidder med nøgletal, der reelt er flere måneder gamle.

Styrer du virksomhedens regnskab, er du formentlig bekendt med at indsamle nøgletallene fra flere forskellige kilder, systemer eller regneark og papir.

Med et PSA-system er rapporteringsprocessen automatiseret, og dine nøgletal er i realtid.

Fordelen ved PSA-systemerne er, at den nødvendige data til at bygge din virksomheds nøgletal altid er tilgængelige i et enkelt system.

Det betyder, at du hele tiden kan følge værdiskabelsen, faktureringsgraden, projekternes rentabilitet osv. fordi værdien af medarbejdernes registrerede timer automatisk knyttes sammen med kunder, projekter og opgaver.

Du kan dermed altid tage de seneste nøgletal med ind til resten af ledelsen, så I er velinformerede om projekternes sundhed.

Læs også: 7 KPI'er du skal kende, når du leder en konsulentvirksomhed

6) Lønhåndtering: Bogholderen slipper for manuelt og tidskrævende arbejde 6) Lønhåndtering: Fjern bogholderens manuelle arbejde

På samme måde som fakturering, kan personale- og lønadministration i konsulent- eller rådgivningsvirksomheder være en frustrerende omgang Excel-arbejde.

Ofte er timesedler ikke indleveret til tiden eller har fejl, der skal kompenseres for.

I mange virksomheder skal bogholderen rundt og rykke kollegerne for at få dem til at indlevere timesedlerne.

Med en PSA-løsning er tidsregistreringen en integreret del af systemet. Det betyder, at du som bogholder kan overføre de registrerede timer, flex og fravær direkte fra PSA-systemet til lønsystemet.

7) Kundestyring: PSA-software integrerer din pipeline, dokumentation og projektstatus 7) Kundestyring: Integrér pipeline og projektstatus

For enhver virksomhed gælder det om at have en god dialog med kunderne og have styr på salgspipelinen.

Den vandtætte dokumentation som ligger i et PSA-systems projektstyring og tidsregistrering, hjælper projektlederen til at kommunikere projekternes status og fremdrift på en enkel, men nøjagtig måde.

I stedet for at indsamle statusopdateringer fra hele projektgruppen er informationerne allerede i systemet igennem tidsregistreringen.

Det er særligt vigtigt for kunder, der kræver meget projektdokumentation.

Samtidig har et PSA-system ofte pipeline-styring til dine salgskonsulenter, der integrerer i kundedatabasen.

Det betyder, at overgangen mellem salg, projektudførsel, fakturering og opfølgning foregår i ét system, og historikken følger med.

På den måde nedbryder et PSA-system siloer mellem virksomhedens afdelinger og skaber større synlighed hele vejen mellem salg, projektgruppen, bogholderen og ledelsen.

Hvilket PSA-system er bedst for jer? 

Det kommer an på organisationens kompleksitet, størrelse og behov hvilket PSA-system, der er bedst for jer. Du kan gå på opdagelse i vores sammenligning af fem PSA-systemer her og se hvad du blandt andet skal være opmærksom på. 

[Benchmark] Professional Services Automation software booster bundlinjen [Benchmark] PSA-software betaler sig på bundlinjen

Hvis I har et fragmenteret landskab af systemer og usammenhængende, manuelle processer, giver det mening at se nærmere på et PSA-system.

Alle konsulentvirksomheder har udfordringer med de interne processer, og det kan altid betale sig at automatisere dem og professionalisere forretningen.

Det peger forskningen også på. 

SPI Research har de seneste 16+ år lavet en analyse og benchmark af konsulent- og rådgiverbranchen. Som sponsor, kan TimeLog dele resulaterne med dig ganske gratis.

Læs hvad et PSA-system har betydet for +500 internationale virksomheders nøgletal i SPI Research’ årlige benchmark.