Bogføringsloven: Har du styr på reglerne for digital bogføring?

Kræver manuel bogføring meget af din tid og dine ressourcer? Der kan være mere effektive måder at dele disse aktiver på, så de bedre understøtter din virksomhed.

Bare rolig; vores guide til bogføringsloven kan hjælpe dig med at navigere i lovgivningen.

Implementeringen af den nye bogføringslov forventes at forbedre din effektivitet ved at optimere processen og dermed give dig mere tid til at fokusere på andre opgaver.

Bogføringsloven, som trådte i kraft den 24. maj 2022, er en vigtig milepæl i digital bogføring og strømlining af virksomheders indberetningsprocedurer til myndighederne.

Læs også: Sådan understøtter TimeLog PSA din personale- og lønadministration

Mandatet til digital bogføring og digitale bogføringssystemer vil forenkle processen forbundet med registrering af køb og salg, afstemning af konti med banker og indsendelse af årsregnskaber og momsrapporter.

I PWC's business case om den ny bogføringslov, der blev offentliggjort i 2022, anslår selskabet, at digital bogføring vil give danske virksomheder en årlig administrativ lettelse på 2,9 milliarder kroner, hvilket gør det til den største reduktion af lovgivningsmæssige byrder, der nogensinde er implementeret i det danske erhvervsliv.

Med bogføringsloven på plads kan virksomheder nemt overholde reglerne og sikre større sikkerhed for opbevaring af deres revisionsmateriale, især i tilfælde, hvor der kan forekomme datakriminalitet.

Digital bogføring: Hvilke regler gælder og hvornår?

Tidsplan:

• 1. februar 2023: Krav til digitale standardbogføringssystemer træder i kraft.
• 31. oktober 2023: Udbydere har indtil 31. oktober 2023 til at anmelde deres bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen, hvis det skal registreres som et digitalt standardbogføringssystem pr. 1. januar 2024.
• 1. november - 31. december 2023: Anmeldte systemer vil blive kontrolleret og registreret af Erhvervsstyrelsen. NB: Registrering vil finde sted, hvis det anmeldte system opfylder kravene til digitale standardbogføringssystemer.
• 1. januar 2024: Anmeldte systemer er registreret.
• 2024 (forventet): Regnskabspligtige virksomheder skal føre digitale regnskaber fra de regnskabsår, der begynder efter 1. juli 2024.
• 2026 (forventet): Privatejede virksomheder og visse foreninger skal føre digitale regnskaber fra regnskabsår, der starter efter en endnu ikke fastlagt ikrafttrædelsesdato i 2026.

Bemærk venligst, at ovenstående tidsplan kun vedrører kravene til digitale standard-regnskabssystemer.

Kravene til tilpassede regnskabssystemer vil også først træde i kraft på et senere tidspunkt. 

Erhvervsstyrelsen vil informere om krav og datoer for ikrafttræden på denne side, når de bliver tilgængelige. De vil også opdatere siden med information om deadlines.

Krav til standardiserede digitale regnskabssystemer

Bogføringsloven og bekendtgørelsen om krav stiller tre grundlæggende krav til standardiserede digitale bogføringssystemer:

1. Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner, med angivelse af bilag for hver registrering og en forsvarlig opbevaring af registreringer og bilag i fem år.
2. Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer, at systemet til enhver tid har et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som et standard digitalt bogføringssystem skal understøtte, f.eks. bruger- og adgangsstyring og automatisk backup af registreringer og bilag.
3. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, f.eks. ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for bogføring i henhold til en offentlig kontoplan i registrerede regnskabssystemer.
   
   

Hvordan skal bogholderiet organiseres og udføres?

Bogføring skal organiseres og udføres i forhold til din virksomheds kompleksitet, antallet af transaktioner og den økonomiske størrelse af transaktionerne. Det betyder, at der i praksis kan være stor forskel på, hvordan den enkelte virksomhed skal føre sit regnskab.

Interne regler og procedurer

I din organisation skal du derfor etablere og løbende vedligeholde et tilfredsstillende og sikkert regnskabsmiljø. Det betyder bl.a., at du skal etablere de interne regler og procedurer, der er nødvendige for at sikre dataen.

• Du registrerer alle transaktioner nøjagtigt og så hurtigt som muligt, efter at kendsgerningerne, der giver anledning til registreringerne, er kendt.
• Regnskabsmaterialet ikke går tabt på grund af forsætlige eller uagtsomme handlinger.
• Der er indført sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum beskytter mod ødelæggelse, forsvinden eller forvanskning af registreringer samt mod fejl eller misbrug.

Organisationen og driften af regnskabsmiljøet bør tage højde for virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske størrelse.  Men der er også generelle krav til regnskabsmiljøet, som ikke afhænger af organisationens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske størrelse.

De generelle krav er:

• Nøjagtig registrering af transaktioner - også i udenlandsk valuta
• Sikring af transaktions- og revisionsspor
• Korrekt og rettidig afstemning
• Sikker opbevaring af regnskabsmateriale i 5 år