Projektbudget: Løft projektets overskud til nye højder

TimeLog præsenterer: Modenhedsmodellen for projektøkonomi

Med mere end to årtiers erfaring med rådgivere og konsulenter i Norden er vores modenhedsmodel for projektstyring tunet til at levere relevans og effektivitet for projektledere i disse brancher.

Modellen består af fire niveauer. For hvert niveau beskriver vi de specifikke processer og key performance indiktorer (KPI'er), du bør mestre hvis du vil sikre succesrige projekter.

I denne blog fokuserer vi på det niveau af styring af din projektøkonomi, der er kendt som: 

Hero niveauet: Kom i gang med budgetter

Målet for hero niveau: Budget og forecasting

Når virksomheden har implementeret processer for daglig (eller næsten daglig) tidsregistrering og I begynder at have et flow af kvalitetsdata, er I klar til helte-niveauet. Dette niveau handler om at udnytte data til at lave projektbudgetter og forecast.

Læs også: [Sammenligning] find det bedste projektstyringsværktøj

1. Projektbudgetter baseret på realtidsdata

Når du opretter et budget med realtidsdata, kan du tidligt se, om projektet bør justeres i scope, budget og/eller ressourcer.

Gør det til en vane at sammenligne fremskridt med forventninger og samlede timer forbrugt ugentligt eller hver anden måned.

Læs også: Hvad er et projekt scope? En komplet guide

2. Budgetoverslag

En anden proces på hero-niveauet er budgetoverslag. Et budgetoverslag er et groft skøn over projektet, udført som en del af (eller et internt tillæg til) det oplæg, I laver til kunder, inden I opstarter et projekt. 

Et budgetoverslag giver dig mulighed for at forstå, hvordan du så dette projekt før (eller da) det begyndte.

Det lyder simpelt, men vi ser mange kunder begynde på projekter uden et overslag og derefter, godt inde i projektet, forsøger de at lave forecast og få kontrol over projektet.

En anden fordel ved at lave et budgetoverslag på alle projekter, er, at du får gennemtænkt alle projekter fra a-z. 

Så snart du har processen for budgetoverslag på plads, kan du begynde at lave "light" forecasting, hvor du sammenligner forventninger med realiteter.

Klik her og få et tip til håndtering af projektøkonomi uden manuelt arbejde

 

Med den TimeLog-rapport, der hedder fuld projektrapport, kan du følge projektfaktor, dækningsgrad, gennemsnitlig timepris, færdiggørelsesgrad med mere. Disse KPI'er udregner systemet automatisk ud fra data I leverer. 

3. Budget transparens

Den tredje proces, budget transparens, handler mere om åben kommunikation end egentlige projektbudgetter.

Når budgettet er på plads, data kommer ind, og du monitorerer op- og nedture, er en kerneprocesfor projektlderen at kommunikere åbent og transparent:

1. Kommunikér med projektmedlemmer, ledelse, kunder og øvrige interessenter
2. Del budgettet
3. Del fremskridt på KPI'er som tidsforbrug, burn rate, dækningsgrad osv.
4. Sørg for, at alle støtter op om at nå budgettet
5. Sørg for, at alle reagerer tidligt, hvis de ser afvigelser fra forventningerne

Læs også: Guide til interessentanalyse: Styr dit projekt sikkert gennem modstand

Efter implementering af TimeLog PSA er vi blevet mere bevidste om, hvordan vi styrer forretningen. Vi kender altid vores fremskridt på specifikke KPI'er med TimeLogs nøgletalsrapporter."

Hans Jørgen Nielsen

CFO, DGE

Og det leder os frem til: 

De 3 projektstyrings-KPI'er til budgetter og forecasting

• Færdiggørelsesgrad (i kr.) (budget completion%)
• Forecastet projektfaktor
• Gennemsnitlig timepris (average hourly rate) 
  
  

Færdiggørelsesgrad i kr. (også kendt som Budget at completion eller BAC)

Færdiggørelsesgraden (i kr.) måler, hvor meget af det tildelte budget, der er brugt i forhold til det samlede budget for det specifikke projekt.

Det giver dig indblik i, hvor sund din projektøkonomi er ved at vurdere, om udgifterne er afmålt i forhold til det planlagte budget.

Kan også kaldes fuldførelse af omkostninger.

Forecastet projektfaktor

Den forecastede projektfaktor indikerer, hvor lønsomt projektet vil være, når det er færdigt og leveret.

Forecastet indtægt skal forstås som forventet indkomst eller omsætning, mens de samlede, forecastede omkostninger er alle de forventede omkostninger, herunder arbejdstimer, materialer og administrative udgifter. Hvis du bruger ressourceplanlæggeren, kan du se planlagt timeforbrug.

Som projektleder giver denne KPI dig afgørende indsigt:

• Hvad er den forventede lønsomhed? Vil projektet generere overskud eller tab baseret på prognosen?
• Hvad (og hvor) har vi potentiel økonomisk risiko? 
• Datadrevne beslutninger: Brug forecasten til at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering og -planlægning, tilpasning af budgettet og generel prioritering

Gennemsnitlig timepris (average hourly rate)

Denne KPI hjælper dig med at identificere, hvorvidt dit projekt er ved at komme ud af kontrol; hvis den gennemsnitlige timepris pludselig stiger, er det på tide at tage affære. 

Når du beregner den gennemsnitlige timepris, har du brug for at vide, hvem der har arbejdet på hvilke opgaver i dit projekt og hvor længe. Det er altsammen informationer, du får automatisk når du registrerer tid i TimeLog PSA.

Når du begynder at måle denne KPI, kan du:

• Kontrollere dine projektomkostninger: Identificér hurtigt muligheder for at kontrollere lønomkostninger og optimere tildeling af opgaver
• Styre budgettet: Monitorér lønomkostninger og timer og sikr' at begge er i tråd med dit budget
• Evaluere performance: Det er nemmere at vurdere projektteamets produktivitet og effektivitet baseret på omkostningerne og timerne

Læs også: Introduktion til økonomisk projektstyring og konsulentbranchens yndlings-KPI'er

Alle vores tilbud er baseret på pålidelige estimater og vi forbedrer konstant vores evne til at estimere baseret på vores erfaring med TimeLog. Vi bruger TimeLog's projekt faktor som rettesnor er hele tiden opmærksomme på ikke, at tallet ikke 'går i rødt'.

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Lønsomme projekter? Nemt at lave et projektbudget og bedre estimater? Ja tak!

TimeLog tilbyder en topmoderne løsning inden for professionel services automation, der prioriterer redskaber til projektstyring med fod på projektøkonomien. Med vores platform kan du nemt følge konsulenters, projekters og kunders lønsomhed.

Er du interesseret i at lære mere om, hvordan TimeLog PSA kan hjælpe dig med at opnå lønsomme og succesfulde projekter? Få en introduktion til TimeLog i dag.