Projektbudget: Løft projektets overskud til nye højder

TimeLog præsenterer: Modenhedsmodellen for projektøkonomi

Med mere end to årtiers erfaring med rådgivere og konsulenter i Norden er vores modenhedsmodel for projektstyring tunet til at levere relevans og effektivitet for projektledere i disse brancher.

Modellen består af fire niveauer. For hvert niveau beskriver vi de specifikke processer og key performance indikatorer (KPI'er), du bør mestre hvis du vil sikre succesrige projekter.

I denne blog fokuserer vi på det niveau af styring af din projektøkonomi, der er kendt som: 

Hero niveauet: Budgetter og forecasting

Når I har implementeret processer for daglig (eller næsten daglig) tidsregistrering og I begynder at have et flow af kvalitetsdata, er I klar til helte-niveauet. Dette niveau handler om at transformere data til indsigt i form af projektbudgetter og forecasts.

Læs også: [Sammenligning] find det bedste projektstyringsværktøj

1. Projektbudgetter baseret på realtidsdata

Når du opretter et budget med realtidsdata, kan du tidligt se, om projektet bør justeres i scope, budget og/eller ressourcer.

Gør det til en vane at sammenligne fremskridt med forventninger og det samlede timeforbrug hver uge eller måned. 

Læs også: Projektbudgettering: Hold styr på økonomien i dine projekter.

2. Budgetoverslag

En anden proces på helte-niveauet er budgetoverslag. Et budgetoverslag er et groft skøn over projektet, udført som en del af (eller et internt tillæg til) det oplæg, I laver til kunder, inden I opstarter et projekt. 

Et budgetoverslag giver dig mulighed for at forstå, hvordan du så projektet før det begyndte.

Det lyder simpelt, men vi ser mange kunder begynde på projekter uden et overslag; derefter, godt inde i projektet, forsøger de at lave forecast og få kontrol over projektet.

En anden fordel ved at lave et budgetoverslag på alle projekter, er, at du får gennemtænkt dem fra a-z. 

Så snart du har processen for budgetoverslag på plads, kan du begynde at lave "light" forecasting, hvor du sammenligner forventninger med realiteter.

Klik her og få et tip til håndtering af projektøkonomi uden manuelt arbejde

 

Med den TimeLog-rapport, der hedder fuld projektrapport, kan du følge projektfaktor, dækningsgrad, gennemsnitlig timepris, færdiggørelsesgrad med mere. Disse KPI'er udregner systemet automatisk ud fra data I leverer. 

3. Budget transparens

Den tredje proces, budget transparens, handler mere om åben kommunikation end egentlige projektbudgetter.

Læs også: Guide til interessentanalyse: Styr dit projekt sikkert gennem modstand

Når budgettet er på plads, data kommer ind, og du har en god proces for at monitorere op- og nedture, er næste proces, du skal have styr på, af mere kommunikativ art: 

1. Kommunikér med projektmedlemmer, ledelse, kunder og øvrige interessenter
2. Del budgettet
3. Del fremskridt på KPI'er som tidsforbrug, burn rate, dækningsgrad osv.
4. Sørg for, at alle støtter op om at nå budgettet
5. Sørg for, at alle reagerer tidligt, hvis de ser afvigelser fra forventningerne

Læs også: Dit næste projektbudget. Hent vores projektbudget skabelon i Excel

Efter implementering af TimeLog PSA er vi blevet mere bevidste om, hvordan vi styrer forretningen. Vi kender altid vores fremskridt på specifikke KPI'er med TimeLogs nøgletalsrapporter."

Hans Jørgen Nielsen

CFO, DGE

Og det leder os frem til: 

De tre projektstyrings-KPI'er til budgetter og forecasting

• Færdiggørelsesgrad (completion rate)
• Skøn ved færdiggørelse (cost at completion)
• Gn.snitlig kostpris (average cost price)

Færdiggørelsesgrad (også kendt som completion rate eller budget at completion, BAC)

Færdiggørelsesgraden måler, hvor meget af det tildelte budget, der er brugt i forhold til det samlede budget for det specifikke projekt.

Det giver dig indblik i, hvor sund din projektøkonomi er ved at vurdere, om udgifterne er afmålt i forhold til det planlagte budget.

Kan også kaldes fuldførelse af omkostninger.

Skøn ved færdiggørelse (cost at completion)

Hvordan forecaster du omkostningerne på dit projekt (og potentielle profit)?

Den metode, vi vil præsentere, er baseret på en performance-orienteret omkostningsprognose.

Den gode nyhed er, at for at forecaste omkostninger, kan du bruge denne universelle formel:

De faktiske omkostninger (Actual cost, AC) vises i TimeLog eller lignende programmer.

Den dårlige nyhed er, at den ovenstående formel ikke inkluderer, hvor mange penge der vil blive brugt for at fuldføre projektet, hvilket er ETC.

Hvis det var nemt, kunne vi antage, at ETC ville være budgettet ved fuldførelse (BAC) - som du allerede kender formlen for - minus de faktiske omkostninger (AC).

Desværre ville dette "kun" vise dig, hvor meget af budgettet der er tilbage. Ikke omkostningerne ved det resterende arbejde.

For at beregne dette, skal du tilføje earned value (EV) - en KPI fra guardian-niveauet - til KPI-udregningerne:

Og udregningerne stopper ikke her. 

Eftersom vi anvender en performance-orienteret omkostningsprognose metode, hvilket giver 100% mening i rådgiver- og konsulentbranchen, skal vi også tage hensyn til performance.

Det betyder, at vi skal medregne performancefaktoren.

Årsagen er simpel: Dårlig performance betyder, at du har brug for mere tid eller mere budget for at afslutte projektet, men udregningerne til at bestemme performancefaktoren er komplekse.

Det skyldes bl.a., at performance ændrer sig gennem projektets livscyklus. Så du kan ikke bruge den samme formel til at forudsige performancefaktoren hele vejen igennem et projekt: 

I begyndelsen af et projekt skal teammedlemmer lære om projektet, scope, måske er det en ny kunde  osv. og samtidig er der ikke mange ændringer, hvilket kan påvirke performance i senere projektfaser. 

Så hvad gør en klog? 

Enten benytter du flere forskellige formler for at fremskrive projektfaktoren og EAC - her er internettet din ven. Men hvis det er lige i overkanten, kan du også bruge et projektstyringsværktøj som TimeLog PSA, hvor der er fokuseret på en mere agil nedefra-og-op tilgang til at estimere ETC samt beregne EAC.

Læs også: Sådan bliver du 100-meter mester i økonomisk projektstyring

Gennemsnitlig kostpris (average cost price)

Denne KPI hjælper dig med at identificere, hvorvidt dit projekt er ved at komme ud af kontrol; hvis den gennemsnitlige timepris pludselig stiger, er det på tide at tage affære. 

Når du beregner den gennemsnitlige timepris, har du brug for at vide, hvem der har arbejdet på hvilke opgaver i dit projekt og hvor længe. Det er altsammen informationer, du får automatisk når du registrerer tid i TimeLog PSA.

Når du begynder at måle denne KPI, kan du:

• Kontrollere dine projektomkostninger: Identificér hurtigt muligheder for at kontrollere lønomkostninger og optimere tildeling af opgaver
• Styre budgettet: Monitorér lønomkostninger og timer og sikr' at begge er i tråd med dit budget
• Evaluere performance: Det er nemmere at vurdere projektteamets produktivitet og effektivitet baseret på omkostningerne og timerne

Læs også: Introduktion til økonomisk projektstyring og konsulentbranchens yndlings-KPI'er

Alle vores tilbud er baseret på pålidelige estimater og vi forbedrer konstant vores evne til at estimere baseret på vores erfaring med TimeLog. Vi bruger TimeLog's projekt faktor som rettesnor er hele tiden opmærksomme på ikke, at tallet ikke 'går i rødt'.

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Lønsomme projekter? Nemt at lave et projektbudget og bedre estimater? Ja tak!

TimeLog tilbyder en topmoderne løsning inden for professionel services automation, der prioriterer redskaber til projektstyring med fod på projektøkonomien. Med vores platform kan du nemt følge konsulenters, projekters og kunders lønsomhed.

Er du interesseret i at lære mere om, hvordan TimeLog PSA kan hjælpe dig med at opnå lønsomme og succesfulde projekter? Få en introduktion til TimeLog i dag.