Ta dina projekts lönsamhet till nya höjder

TimeLog presenterar: Mognadsmodellen för projektets ekonomi

Med över två årtionden av erfarenhet med rådgivare och konsulter i Norden är vår mognadssmodell för projektstyrning skräddarsydd för att leverera relevans och effektivitet för projektledare inom dessa branscher.

Modellen består av fyra nivåer. För varje nivå beskriver vi de specifika processerna och nyckelindikatorerna för prestanda (KPI: er) som du bör behärska för att säkerställa framgångsrika projekt.

I denna blogg fokuserar vi på det stadiet av hantering av din projektets ekonomi, som är känt som:

Hero nivån: Börja med budgetering

Syftet med hero nivån: Budget och prognoser

När företaget har implementerat processer för daglig (eller nästan daglig) tidrapportering och ni börjar få in kvalitetsdata, är ni redo för hero-nivån. Denna nivå handlar om att använda data för att skapa projektbudgetar och prognoser.

Läs även: [Jämförelse] hitta den bästa projektstyrningsverktyget

1. Projektbudget baserat på realtidsdata

Genom att skapa ett budget med realtidsdata kan du snabbt se om projektet behöver justeras när det gäller omfattning, budget och/eller resurser.

Skapa en rutin att regelbundet jämföra framsteg med förväntningar och totala timmar förbrukade varje vecka eller varannan månad.

Läs även: Vad innebär omfattningen av ett projekt? En komplett guide

2. Budgetuppskattning

På hero-nivån är en viktig process budgetuppskattning. En budgetuppskattning är en grov bedömning av projektet, utförd som en del av (eller en intern tillägg till) det förslag ni presenterar för kunderna innan ni påbörjar ett projekt.

Genom att göra en budgetuppskattning får du möjlighet att förstå hur du såg på projektet innan (eller när) det började.

Det låter enkelt, men vi ser många kunder börja projekt utan en uppskattning och sedan, mitt i projektet, försöker de göra prognoser och få kontroll över projektet.

En annan fördel med att göra en budgetuppskattning för alla projekt är att du tänker igenom alla projekt från a till ö.

Så snart du har processen för budgetuppskattning på plats, kan du börja med "lätt" prognostisering, där du jämför förväntningar med verkligheten.

Klicka här för att få ett tips om hur du kan hantera projektekonomin utan manuellt arbete

Med TimeLog-rapporten, som kallas fullständig projektrapport, kan du spåra projektfaktor, täckningsgrad, genomsnittlig timkostnad, färdigställandegrad med mera. Systemet beräknar automatiskt dessa KPI:er baserat på de data du tillhandahåller. 

3. Budgettransparens

På den tredje nivån, budgettransparens, handlar det mer om öppen kommunikation än själva projektbudgetarna.

När budgeten är på plats, data strömmar in och du övervakar framsteg och eventuella avvikelser, är det avgörande för projektledaren att kommunicera öppet och transparent:

• Kommunicera med projektteam, ledning, kunder och andra intressenter
• Dela budgetinformationen
• Uppdatera om framsteg gällande KPI:er såsom tidsanvändning, burn rate, täckningsgrad osv.
• Se till att alla stödjer budgeten
• Handla snabbt om avvikelser från förväntningarna upptäcks

Läs även: Guide till intressentanalys: Hantera projektet smidigt genom motståndet.

Efter att vi har implementerat TimeLog PSA har vi blivit mer medvetna om hur vi styr verksamheten. Med TimeLogs rapporter om nyckeltal vet vi alltid hur vi ligger till i förhållande till specifika KPI:er."

Hans Jørgen Nielsen

CFO, DGE

Och det tar oss vidare till:

De 3 nyckeltalen för projektstyrning för budget och prognoser

• Slutförandegrad (i kr.) (budget completion)
• Prognos projektfaktor
• Genomsnittligt timpris (average hourly rate) 
  
  

Slutförandegrad i kr. (budget completion)

Slutförandegrad (i kr.) visar hur mycket av den tilldelade budgeten som har använts jämfört med det totala budgetet för det specifika projektet.

Det ger dig en insikt i hur sund din projektfinansiering är genom att bedöma om kostnaderna är i linje med den planerade budgeten.

Kan också benämnas kostnadsslutförande.

Estimerad projektfaktor

Den estimerade projektfaktorn visar hur lönsamt projektet kommer att vara när det är slutfört och levererat.

Estimerad intäkt avser förväntad intäkt eller omsättning, medan de totala, prognosticerade kostnaderna inkluderar alla förväntade kostnader såsom arbetstimmar, material och administrativa utgifter. Genom att använda resursplaneraren kan du se den planerade tidsanvändningen.

Som projektledare ger denna KPI dig avgörande insikt:

• Vilken förväntad lönsamhet har projektet? Kommer projektet att generera vinst eller förlust baserat på prognosen?
• Vilka (och var) är de potentiella ekonomiska riskerna?
• Datadrivna beslut: Använd prognosen för att fatta informerade beslut om resursallokering, anpassning av budgeten och övergripande prioriteringar.

Genomsnitlig timpris (average hourly rate)

Denna KPI kan vara avgörande för att upptäcka om ditt projekt håller på att spåra ur; om den genomsnittliga timpriset plötsligt ökar, är det dags att agera.

När du räknar ut den genomsnittliga timpriset, är det viktigt att ha information om vilka som har arbetat med vilka uppgifter i ditt projekt och hur länge. Denna information får du automatiskt när du registrerar tid i TimeLog PSA.

När du börjar mäta denna KPI, öppnar det upp möjligheter för dig att:

• Kontrollera dina projektomkostnader: Snabbt identifiera möjligheter att hantera lönekostnader och optimera arbetsuppgifter
• Styra budgeten: Övervaka lönekostnader och arbetstimmar för att säkerställa att de är i linje med din budget
• Utvärdera prestanda: Det blir enklare att bedöma projektteamets produktivitet och effektivitet baserat på kostnader och timmar.

Ta även en titt på: Introduktion till ekonomisk projektstyrning och konsultbranschens favorit-KPI:er

Alla våra offerter bygger på tillförlitliga uppskattningar, och vi förbättrar ständigt vår förmåga att göra uppskattningar utifrån våra erfarenheter av TimeLog. Vi använder TimeLogs projektfaktor som en riktlinje och är ständigt medvetna om att siffran inte får "gå i rött"."

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Lönsamma projekt? Enkelt att skapa en projektbudget och förbättra estimaten? Ja, tack!

TimeLog presenterar en toppmodern lösning inom professionell tjänsteautomation (PSA) som fokuserar på verktyg för projektstyrning med fokus på projektets ekonomi. Genom vår plattform kan du enkelt följa konsulternas, projektens och kundernas lönsamhet.

Är du intresserad av att lära dig mer om hur TimeLog PSA kan hjälpa dig att uppnå lönsamma och framgångsrika projekt? Få en introduktion till TimeLog idag.