Optimierung der Ressourcenleihen: So sparen Sie Zeit und Geld

1. Die verschiedenen Unternehmen unseres Konzerns nutzen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme  

„Das erste Szenario ist weit verbreitet“, sagt Fredrik Mörkeberg, der seit langem daran arbeitet, großen Unternehmen dabei zu helfen, die Kontrolle über ihren Betrieb zu erlangen und effizienter und rentabler zu werden. 

Wenn die Unternehmen eines Konzerns über separate Zeiterfassungssysteme verfügen, müssen die zwischen den Unternehmen verliehenen Ressourcen in zwei verschiedenen Systemen angemeldet und doppelt erfasst werden. 

„Und trotz der parallelen Erfassung hat das Unternehmen, von dem die Person die Ressourcen leiht, nicht den vollständigen Überblick, also muss auch das Unternehmen, das die Ressource ausleiht, Bericht erstatten. Das ist kompliziert und kostet natürlich viel Zeit“, sagt Fredrik Mörkeberg.

2. Unser Konzern übernimmt die Verwaltung von Ressourcenleihen in unserem gemeinsamen Geschäftssystem 

„Das ist auch ein häufiges Szenario in Konzernen. Ihr verfügt über ein umfassendes System, das Ressourcenleihen zwischen den Unternehmen des Konzerns abwickelt – aber es ist dennoch umständlich, weil das System für die Finanzabteilung und den CFO erstellt wurde, ohne diejenigen dabei zu berücksichtigen, die Zeit erfassen müssen“, sagt Fredrik Mörkeberg.

Das Aufstellen der Regeln, die für die Ressourcenleihen gelten, ist zeitaufwändig, und die Erfassung der für die Ressourcenleihe aufgewendeten Zeit ist oft alles andere als benutzerfreundlich. 

„Früher haben die Leute das akzeptiert, aber jetzt fragen sich immer mehr Menschen, warum sie in solch umständlichen Systemen arbeiten müssen. Außerdem kostet es das Unternehmen viel Verwaltungszeit“, sagt Fredrik Mörkeberg.

3. Die Verwaltung von Personalleihen zwischen den Unternehmen wickeln wir in Excel ab

„Dieses Szenario ist in Konzernen nicht sehr verbreitet, kommt jedoch vor. Und es versteht sich von selbst, dass es sehr kompliziert und zeitaufwändig ist, Ressourcenleihen zwischen Unternehmen in Excel zu verwalten“, sagt Fredrik Mörkeberg.

Es gibt eine einfachere Lösung – mit garantiertem ROI 

Wenn Sie sich in einem dieser drei Szenarien wiedererkennen, kommt jetzt die gute Nachricht: Es gibt eine Möglichkeit, die Verwaltung zu vereinfachen, und die Lösung hat zudem einen garantierten ROI (Return on Investment).

„Wir bei TimeLog erstellen ein praktisches System, das sich unter anderem um die Zeiterfassung, das Projektmanagement und die Rechnungserstellung kümmert. Und das Gute ist, dass alle Unternehmen Ihres Konzerns dasselbe System nutzen können, auch wenn Sie unterschiedliche Finanz- und Gehaltssysteme haben. Damit lässt sich die Verwaltung der Ressourcenleihen innerhalb des Konzerns denkbar einfach handhaben“, sagt Fredrik Mörkeberg. 

Sie – oder einer der Berater von TimeLog – erstellen lediglich einfache Regeln, wie die Ressourcenleihen im System gehandhabt werden sollen. Es stehen auch eine Reihe von voreingestellten Regeln zur Auswahl. 

Automatische Berechnung 

„Wenn die Regeln festgelegt sind, kümmert sich das System um den Rest. TimeLog berechnet zum Beispiel automatisch, wie viel Sie für die verliehenen Ressourcen aufwenden können.“

Wie viel Zeit Sie bei der Verwaltung der Ressourcenleihen in TimeLog genau einsparen können, ist von Konzern zu Konzern unterschiedlich.

„Aber alle unsere großen Kunden sagen, dass sie die Kosten von TimeLog in Form von eingesparter Arbeitszeit leicht berechnen können. Der Grund, warum sie TimeLog noch nicht früher verwendet haben, ist normalerweise, dass sie gar nicht wussten, dass es eine einfachere und bessere Lösung gibt“, sagt Fredrik Mörkeberg.

Erlangen Sie die Kontrolle über Ihren Konzern mit Echtzeit-KPIs

TimeLog kann jedoch noch so viel mehr als die Verwaltung von Ressourcenleihen zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Sie erhalten unter anderem eine komplette Toolbox für das Projektmanagement und Sie können die Erstellung von Rechnungen und Gehältern automatisieren. 

„Sie können Ihr Geschäft auch in Echtzeit und auf verschiedenen Ebenen verfolgen. Wie läuft es für Unternehmen A, Unternehmen B, Unternehmen C und für den Konzern insgesamt? Und für alle einzelne Projekte? Der Einblick und die Kontrolle, die Sie mit TimeLog erhalten, hilft Ihnen, Ihren Konzern weiterzuentwickeln und noch profitabler zu machen“, sagt Fredrik Mörkeberg.