Ta dina projekts lönsamhet till nya höjder

TimeLog presenterar: Mognadsmodellen för projektets ekonomi

Med över två årtionden av erfarenhet med rådgivare och konsulter i Norden är vår mognadssmodell för projektstyrning skräddarsydd för att leverera relevans och effektivitet för projektledare inom dessa branscher.

Modellen består av fyra nivåer. För varje nivå beskriver vi de specifika processerna och nyckelindikatorerna för prestanda (KPI: er) som du bör behärska för att säkerställa framgångsrika projekt.

I denna blogg fokuserar vi på det stadiet av hantering av din projektets ekonomi, som är känt som:

Hero nivån: Börja med budgetering och prognoser

När företaget har implementerat processer för daglig (eller nästan daglig) tidrapportering och ni börjar få in kvalitetsdata, är ni redo för hero-nivån. Denna nivå handlar om att använda data för att skapa projektbudgetar och prognoser.

Läs även: [Jämförelse] hitta den bästa projektstyrningsverktyget

1. Projektbudget baserat på realtidsdata

Genom att skapa ett budget med realtidsdata kan du snabbt se om projektet behöver justeras när det gäller omfattning, budget och/eller resurser.

Skapa en rutin att regelbundet jämföra framsteg med förväntningar och totala timmar förbrukade varje vecka eller varannan månad.

Läs mer: Så hanterar du projektbudgeten effektivt.

2. Budgetuppskattning

På hero-nivån är en viktig process budgetuppskattning. En budgetuppskattning är en grov bedömning av projektet, utförd som en del av (eller en intern tillägg till) det förslag ni presenterar för kunderna innan ni påbörjar ett projekt.

Genom att göra en budgetuppskattning får du möjlighet att förstå hur du såg på projektet innan (eller när) det började.

Det låter enkelt, men vi ser många kunder börja projekt utan en uppskattning och sedan, mitt i projektet, försöker de göra prognoser och få kontroll över projektet.

En annan fördel med att göra en budgetuppskattning för alla projekt är att du tänker igenom alla projekt från a till ö.

Så snart du har processen för budgetuppskattning på plats, kan du börja med "lätt" prognostisering, där du jämför förväntningar med verkligheten.

Klicka här för att få ett tips om hur du kan hantera projektekonomin utan manuellt arbete

Med TimeLog-rapporten, som kallas fullständig projektrapport, kan du spåra projektfaktor, täckningsgrad, genomsnittlig timkostnad, färdigställandegrad med mera. Systemet beräknar automatiskt dessa KPI:er baserat på de data du tillhandahåller. 

3. Budgettransparens

På den tredje nivån, budgettransparens, handlar det mer om öppen kommunikation än själva projektbudgetarna.

Läs även: Guide till intressentanalys: Hantera projektet smidigt genom motståndet.

När budgeten är på plats, data strömmar in och du övervakar framsteg och eventuella avvikelser, är det avgörande för projektledaren att kommunicera öppet och transparent:

• Kommunicera med projektteam, ledning, kunder och andra intressenter
• Dela budgetinformationen
• Uppdatera om framsteg gällande KPI:er såsom tidsanvändning, burn rate, täckningsgrad osv.
• Se till att alla stödjer budgeten
• Handla snabbt om avvikelser från förväntningarna upptäcks

Läs mer: Ladda ner vår Excel-mall för din nästa projektbudget.

Efter att vi har implementerat TimeLog PSA har vi blivit mer medvetna om hur vi styr verksamheten. Med TimeLogs rapporter om nyckeltal vet vi alltid hur vi ligger till i förhållande till specifika KPI:er."

Hans Jørgen Nielsen

CFO, DGE

Och det tar oss vidare till:

De 3 nyckeltalen för projektstyrning för budget och prognoser

• Slutförandegrad (completion rate)
• Prognos projektfaktor (cost at completion)

• Genomsnittliga kostnad pris (average cost price)

Slutförandegrad i kr. (completion rate)

Slutförandegrad (i kr.) visar hur mycket av den tilldelade budgeten som har använts jämfört med det totala budgetet för det specifika projektet.

Det ger dig en insikt i hur sund din projektfinansiering är genom att bedöma om kostnaderna är i linje med den planerade budgeten.

Kan också benämnas kostnadsslutförande.

Estimerad projektfaktor (cost at completion)

Hur prognostiserar du kostnaderna för ditt projekt (och potentiell vinst)?

Vi kommer att introducera en metod som baseras på en prestandabaserad kostnadsprognos.

Den goda nyheten är att för att prognostisera kostnader kan du använda följande universella formel:

De faktiska kostnaderna (Actual Cost, AC) visas i TimeLog eller motsvarande system.

En begränsning med den tidigare nämnda formeln är att den inte räknar med de totala framtida kostnaderna för att slutföra projektet, vilket är ETC (Estimated to Complete).

Om det vore enkelt, skulle vi kunna anta att ETC är lika med budgeten vid projektets slutförande (BAC) minus de faktiska kostnaderna (AC).

Tyvärr skulle detta endast visa hur mycket av budgeten som återstår, inte de faktiska kostnaderna för det återstående arbetet.

För att räkna ut detta behöver du inkludera Earned Value (EV) – en nyckeltal från Guardian-nivån – i dina KPI-beräkningar.

Och beräkningarna stannar inte där. 

Eftersom vi använder en prestationsorienterad metod för kostnadsprognoser, som är helt logisk i konsultbranschen, måste vi också ta hänsyn till prestationen.

Det innebär att vi måste inkludera prestationsfaktorn.

Anledningen är enkel: Dåliga prestationer innebär att du behöver mer tid eller mer budget för att slutföra projektet, men beräkningarna för att fastställa prestationsfaktorn är komplexa.

Detta beror delvis på att prestandan förändras under hela projektets livscykel. Du kan alltså inte använda samma formel för att förutsäga prestationsfaktorn under hela projektet: 

I början av ett projekt måste teammedlemmarna lära sig mer om projektet, omfattningen, kanske är det en ny kund etc. samtidigt som det inte sker så många förändringar, vilket kan påverka prestandan i senare projektfaser. 

Så vad ska man göra?

Antingen använder du flera olika formler för att beräkna projektfaktorn och EAC - då är internet din vän. Men om det är för mycket kan man också använda ett projektledningsverktyg som TimeLog PSA, som fokuserar på en mer agil bottom-up-metod för att uppskatta ETC och beräkna EAC.

Genomsnittlig kostnad pris (average cost price)

Denna KPI kan vara avgörande för att upptäcka om ditt projekt håller på att spåra ur; om den genomsnittliga kostnad pris plötsligt ökar, är det dags att agera.

När du räknar ut den genomsnittliga kostnad pris, är det viktigt att ha information om vilka som har arbetat med vilka uppgifter i ditt projekt och hur länge. Denna information får du automatiskt när du registrerar tid i TimeLog PSA.

Läs mer: Bli expert på projektets ekonomi

När du börjar mäta denna KPI, öppnar det upp möjligheter för dig att:

• Kontrollera dina projektomkostnader: Snabbt identifiera möjligheter att hantera lönekostnader och optimera arbetsuppgifter
• Styra budgeten: Övervaka lönekostnader och arbetstimmar för att säkerställa att de är i linje med din budget
• Utvärdera prestanda: Det blir enklare att bedöma projektteamets produktivitet och effektivitet baserat på kostnader och timmar.

Ta även en titt på: Introduktion till ekonomisk projektstyrning och konsultbranschens favorit-KPI:er

Alla våra offerter bygger på tillförlitliga uppskattningar, och vi förbättrar ständigt vår förmåga att göra uppskattningar utifrån våra erfarenheter av TimeLog. Vi använder TimeLogs projektfaktor som en riktlinje och är ständigt medvetna om att siffran inte får "gå i rött"."

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Lönsamma projekt? Enkelt att skapa en projektbudget och förbättra estimaten? Ja, tack!

TimeLog presenterar en toppmodern lösning inom professionell tjänsteautomation (PSA) som fokuserar på verktyg för projektstyrning med fokus på projektets ekonomi. Genom vår plattform kan du enkelt följa konsulternas, projektens och kundernas lönsamhet.

Är du intresserad av att lära dig mer om hur TimeLog PSA kan hjälpa dig att uppnå lönsamma och framgångsrika projekt? Få en introduktion till TimeLog idag.