[Business case light] Skyd genvej til den rigtige software-investering

Telefonen kimer.

Sælgeren i røret forsøger at overbevise dig om, at deres løsning vil løfte din forretning til nye højder.

Dine medarbejdere banker på døren. De vil gerne have et nyt, smart tool. 

Du tænker: ”Dét må der være en digital løsning til”, når planlægningen spidser til, eller du står over for en udfordring, der ikke lige løser sig selv.

Din light business case til software-indkøb

Aldrig har vi haft adgang til så meget software, der kan hjælpe dig med at drive en bedre forretning. Alligevel bliver mange digitale løsninger aldrig en succes for de virksomheder, der køber dem.

Det er der mange grunde til.

Måske passer løsningen ikke til jeres arbejdsgange. Måske var der ikke opbakning i organisationen. Måske havde I ikke et klart formål med investeringen.

Med andre ord: Forarbejdet og den nødvendige business case var der ikke. 

Det vil vi gerne hjælpe dig med at undgå.

Derfor får du vores Business Case Light.

[Og som en bonus: En tjekliste til dig, der leder efter tidsregistrering og et PSA-system].

En struktureret tilgang er fundamentet for din light business case

For at undgå at havne i suppedasen skal du flytte dit beslutningsgrundlag væk fra den gode relation med sælgeren, væk fra din mavefornemmelse. Du har brug for et objektivt og sobert beslutningsgrundlag.

For at få sådan ét, skal du gå struktureret til værks.

Nogle gange kræver det, at du laver en omfattende business case og kravspecifikation.

Andre gange, kan mindre gøre det.

Er du dér, hvor du har brug for en lettilgængelig business case, så læs videre. 

Her får du: De 5 spørgsmål, der giver dig et objektivt beslutningsgrundlag og giver dig succes med dit næste software-indkøb. 

Hvem kan bruge business case skabelonen til hvad?

Før vi dykker helt ned i business casen, så lad os kort berøre hvem der kan bruge den og hvornår det giver mening.

Udbyttet af vores business case light skabelon:

• Få overblik, når du er i tvivl, om hvorvidt du skal investere i nyt software
• Se hvilke trin, du skal igennem
• Er du leder, kan skabelonen understøtte en struktureret tilgang til at digitalisere din forretning
• Gør det nemmere at tydeliggøre fordelene ved et nyt tool overfor dine kolleger eller chefer

Det bedste tidspunkt, at plante et træ på, var for 20 år siden. Det næstbedste er nu."

Kinesisk ordsprog

Læs også: Hvordan forbereder du dig bedst inden køb af forretningssoftware?

5 spørgsmål du skal have svar på i din business case light

Nu er tiden kommet til at præsentere de 5 afgørende spørgsmål, der vil kaste lys over de overvejelser, du bør tage med i dine beslutninger. Glem ikke at rådføre dig med medarbejdere eller kolleger - deres forskellige perspektiver kan være uvurderlige.

1. Udfordringen: Løser softwaren et problem, du gerne vil have løst?
2. Økonomien: Hvad siger lommeregneren?
3. Arbejdsgangene: Sætter softwaren strøm til udslidte processer?
4. Medarbejderne: Vej stemningen og opsøg kvalificerede svar
5. IT-økosystemet: En elefant i dit digitale glashus?

1) Udfordringen: Hvordan bidrager softwaren til at løse et konkret problem?

2) Økonomien: Hvad siger lommeregneren?

Når du står i en købssituation, kan det være svært at finde hoved og hale i, om det giver mening økonomisk set. Mange bliver usikre, når de skal sætte konkret værdi på software-indkøb. Især fordi en del af den konkrete værdi kan ligge implicit i potentialet for softwaren.

Men gør dig selv en tjeneste og sæt konkrete tal på din investering. For at gøre det nemt, kan du centrere det omkring tre centrale tal i den økonomiske del af casen:

• De totale omkostninger ved at købe softwaren
• De fremtidige omkostninger ved ikke at løse det problem, du står overfor
• Det potentiale, du kan indfri, ved at købe softwaren

3) Arbejdsgangene: Sætter softwaren strøm til udslidte processer?

Lad os gøre det klart: Software løser ingen problemer i sig selv.

Har du svært ved at få faktureret dine kunder, fordi konsulenterne ikke afleverer deres timer, eller fordi fakturaer forsvinder i bjerge af interne e-mails, vil ny software ikke kunne løse dine problemer.

En del af problemet ligger måske i, at I mangler intelligent software, der lader medarbejderne kommunikere ordentligt og få ekspederet fakturaer hurtigt.

Men en anden del af problemet ligger måske også i, at I heller ikke arbejder så hensigtsmæssigt med fakturaer internt.

Du bliver nødt til at kigge på:

• Hvilke interne processer er det, som ikke fungerer?
• Hvordan skal vi ændre processerne, så vi får udbytte af vores software?
• Vil vi det?

Hvis I ikke vil ændre processerne, så softwaren kommer til at virke ordentligt, vil det nok ikke være en god investering at købe.

4) Medarbejdere og kolleger: Vej stemningen og opsøg kvalificerede svar

Har du nogensinde købt software, som aldrig blev brugt? Eller hvor du vidste, at I brugte max 20% af de muligheder, I havde med tool'et?

Nogle gange skyldes det, at medarbejdere som ikke er blevet spurgt tilstrækkeligt til råds.

5) IT-økosystemet: En elefant i dit digitale glashus?

Et IT-system står sjældent alene.

De fleste små- og mellemstore virksomheder har en sammensætning af digitale værktøjer til projektstyring, intern kommunikation, fakturering, lønudbetaling og så videre.

Hvis de ikke er integreret, eller hvis de understøtter nogle af de samme arbejdsprocesser, er der risiko for dobbeltarbejde.

Så et par vigtige trin er, at du afdækker: 

• Om I har anden software, der understøtter processerne i forvejen
• Om systemerne kan integrere med hinanden, så data kan deles på tværs

Det giver derfor god mening, at du forholder dig til, hvordan jeres øvrige IT-økosystem ser ud.

Læs også: Vil du tune vækstmotoren i din SMV? 

Del de 5 spørgsmål med din chef eller dine kolleger 

Hermed en opsummering af de 5 spørgsmål du skal have svar på i din light business case: 

1. Udfordringen: Løser softwaren et problem, du gerne vil have løst?
2. Økonomien: Hvad siger lommeregneren?
3. Arbejdsgangene: Sætter softwaren strøm til udslidte processer?
4. Medarbejderne: Vej stemningen og opsøg kvalificerede svar
5. IT-økosystemet: En elefant i dit digitale glashus?

Del dem gerne med kolleger og din leder så kan I sammen sikre, at jeres næste IT-investering bliver en succes.

Bonus: Tjekliste til køb af system til tidsregistrering og projektstyring

Som lovet i starten af blogindlægget, får du også vores tjekliste til dig, der skal købe nyt system til tidsregistrering eller projektstyring.